10+ cách sắp xếp thời gian hợp lý bằng phương pháp khoa học

Biết cách quản lý thời khóa biểu hợp lý sẽ giúp mọi người đạt hiệu suất làm việc cao nhất và luôn cảm thấy thoải mái vì có thời gian dành cho cuộc sống. Bài viết dưới này sẽ cung cấp cho mọi người vài thông tin bổ ích cho việc sắp xếp thời gian biểu một cách hợp lý và khoa học. Các phương pháp đó là gì, cùng xem nhé!

I. Lợi ích của việc sắp xếp thời gian hợp lý

1. Tạo thế chủ động cho bản thân

Sắp xếp thời gian có thể giúp bạn biết được lượng công việc mỗi ngày cần làm là gì và hoàn thành như thế nào cho đúng theo kế hoạch. Từ đó sẽ gia tăng hiệu suất làm việc và thúc đẩy tinh thần tự giác của bản thân.

Việc có một thời gian biểu, tạo cho bạn có động lực và sự trách nhiệm đối với những kế hoạch đã soạn ra. Từ đó luôn đặt bản thân vào thế chủ động trong việc giải quyết các nhiệm vụ hằng ngày.

2. Kiểm soát được tiến độ công việc

Khi lập nhiệm vụ cho một ngày, bạn có thể nhận ra những rủi ro và công việc phát sinh từ những hoạt động chính. Điều giúp bạn dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc của mình.

Có một bảng lập kế hoạch tốt, mọi người có thể dành ra một khoảng thời gian trống trong ngày nhằm giải quyết những phát sinh không mong muốn.

3. Nâng cao năng suất làm việc

Để có thể nâng cao năng suất làm việc, mọi người cần phải tránh đi những tác động ảnh hưởng đến công việc: mạng xã hội, tiktok và cố gắng bỏ qua những tiếng ồn xung quanh để có thể đảm bảo sự tập trung cho công việc.

Nếu có thể, bạn nên tân trang lại không gian làm việc của mình, để luôn có cảm giác phù hợp và thoải mái nhất có thể. Ngoài ra, kế hoạch làm việc cũng nên rõ ràng: Việc cần làm – Việc nên làm. Nhờ vậy, bạn sẽ không phải loay hoay với những việc không cần thiết.

4. Có thời gian dành cho bản thân

Đa phần mọi người đều bị mắc kẹt trong công việc hằng ngày mà không có được nhiều khoảng thời gian riêng cho bản thân và gia đình. Việc sắp xếp thời gian hợp lý không những giúp bạn hoàn thành tốt công việc như đã đề ra. Mà qua đó, bạn có quỹ thời gian riêng dành cho bản thân và cho gia đình mà không phải suy nghĩ bận tâm về những nhiệm vụ mình không hoàn thành được.

Hành động này tưởng khá đơn giản, nhưng nếu thực hành thành công, bạn sẽ giảm được stress khá nhiều và giúp bản thân không bị nản chí trong công việc.

Tin tuyển dụng, việc làm Thế Giới Di Động có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Siêu Thị Bách Hóa Xanh

– Quản lý Nhà Thuốc An Khang

– Nhân viên Trade Marketing

II. Những lưu ý cần tránh khi sắp xếp thời gian

1. Không làm quá nhiều việc cùng lúc

Bạn không nên ôm đồm quá nhiều việc được giao hoặc xung phong làm nhiều dự án cùng một lúc. Vì khi đảm đương quá nhiều thứ đồng nghĩa với việc sẽ không thể sắp xếp được thời gian và trí lực dẫn đến bạn dễ gặp áp lực – stress, hiệu suất công việc bị giảm đi.

Cho nên, khi gặp khó khăn trong một nhiệm vụ nào đó bạn nên san sẻ và nhờ sự trợ giúp của mọi người. Điều này vừa giúp rèn luyện tinh thần làm việc nhóm vừa giúp công việc đạt hiệu quả tốt.

Còn ở cấp bậc quản lý phân nhiệm vụ cho cấp dưới không những giúp giảm tải được khối lượng công việc, mà còn giúp nhân viên của mình phát triển hơn.

2. Không làm những việc vượt ngoài khả năng

Một số người hay có thói quen thích nhận những công việc mới hoặc những nhiệm vụ phức tạp, điều này sẽ giúp bản thân bạn phát triển hơn. Tuy nhiên, đôi khi chính những điều này vô tình tạo nên áp lực lớn và đẩy bản thân không có thời gian để làm những kế hoạch chính trong công việc.

Vì thế, cần xem xét khả năng và điểm mạnh của mình để nhận nhiệm vụ phù hợp hơn. Việc nhận trách nhiệm quá sức sẽ khiến bản thân bị stress và không mang lại kết quả tốt như mong muốn.

3. Không đánh giá lại kế hoạch

Lên kế hoạch cho một ngày làm việc mà không đánh giá lại thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng trùng công việc và khiến mọi thứ rối lên. Vậy nên sau khi lên kế hoạch bạn nên xem qua lại một lần nữa để xem thử rằng liệu kế hoạch làm việc như vậy đã hợp lý hay chưa? Thời gian bạn dành cho nhiệm vụ đó liệu có ổn không.

III. 10+ cách sắp xếp thời gian hợp lý bằng phương pháp khoa học

Sắp xếp thời gian hợp lý chính là việc bạn lên kế hoạch một cách thông minh và khoa học, từ đó hình thành một thói quen giải quyết công việc hiệu quả hơn. Hãy xem qua 10 cách sắp xếp để có thể áp dụng vào thực tế nhé!

1. Lập “to do list” hằng ngày

Đây là phương pháp được áp dụng khá nhiều trong thực tế, việc lập danh sách cho công việc hàng ngày sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và thực hiện nó. Mọi thứ sẽ diễn ra theo đúng trình tự mà không bị chồng chéo lên nhau. Tuy nhiên, phải đảm bảo danh sách bạn lập ra phải thật chi tiết và dễ hiểu.

2. Xác định thứ tự ưu tiên công việc

Có thể phân bổ thứ tự ưu tiên công việc theo 4 mức độ:

– Quan trọng và khẩn cấp: thì cần làm ngay lập tức

– Quan trọng nhưng không khẩn cấp: sắp xếp thời gian để làm.

– Khẩn cấp nhưng không quan trọng: có thể nhờ sự trợ giúp của đồng nghiệp

– Không quan trọng và không khẩn cấp: thực hiện sau cùng vì chúng thường là những việc làm lãng phí thời gian như lướt web, xem phim, nghe nhạc,…

Hành động này tránh tình trạng giải quyết công việc một cách chồng chéo, đến cuối cùng những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất không thể hoàn thành, khiến bản thân cảm thấy chán nản và áp lực hơn.

3. Học cách nói “không”

Đừng nên ôm đồm quá nhiều thứ không phải là nhiệm vụ của mình. Vì thế, nếu chúng không phải là nghĩa vụ bạn phải thực hiện, việc từ chối nhận thêm công việc khác để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của công việc của bản thân cũng là điều cần thiết. Đừng ngần ngại nói “không” nếu được yêu cầu làm giúp.

4. Khám phá thời điểm phù hợp

Trong 24h của một ngày, sẽ có những thời điểm bạn cảm thấy đó là khung giờ bản thân thực sự tập trung và năng lượng. Hãy chọn những lúc ấy dùng để giải quyết những công việc quan trọng. Thông thường vào buổi sáng, não bộ con người luôn hoạt động một cách mạnh mẽ, vì vậy hãy hình thành thói quen dậy sớm và giải quyết công việc quan trọng ngay trong buổi sáng để hiệu quả được tăng cao nhé!

Chính vì thế, hãy tìm ra thời gian mà bạn có thể làm việc một cách hiệu quả và linh hoạt nhất để phát huy hết sự tập trung của mình vào thời gian đó nhằm mang lại kết quả tốt.

5. Viết nhật ký mỗi ngày

Việc viết nhật ký có thể giúp bạn dễ dàng đánh giá lại những công việc đã làm trong một ngày đã hoàn thành như ý mình mong muốn hay không, từ đó có thể rút kinh nghiệm để hoàn thiện nó thành thói quen trong tương lai.

Bên cạnh đó, việc này tạo điều kiện như một cách để trau dồi cảm xúc của bạn, giúp bạn giải tỏa áp lực sau một ngày làm việc căng thẳng.

6. Quan tâm tới giấc ngủ

Khoa học đã chứng minh, thiếu ngủ sẽ khiến tinh thần và thể chất của bạn bị suy giảm, mệt mỏi dẫn đến làm việc kém hiệu quả. Vậy nên bạn cần phải ngủ đủ giấc, đừng nên thức quá khuya chỉ vì muốn làm xong một việc gì đó.

Vì thế hãy sắp xếp thời gian biểu sao cho hợp lý và hoàn thành nó một cách nghiêm túc, để bản thân có thời gian nghỉ ngơi và hồi phục nhé!

7. Chia sẻ thời gian biểu tới mọi người

Hãy chia sẻ cho mọi người biết về thời gian làm việc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh đi những điều phiền toái không quan trọng trong khoảng thời gian dành cho công việc.

Ví dụ: Bạn có thể nói, chỉ nhận cuộc gọi của bạn bè vào những lúc sau giờ hành chính. Điều nhỏ nhặt này có thể để bản thân tránh bị sao nhãng khi làm việc.

8. Dành thời gian thư giãn

Đừng nghĩ bản thân mình là một cỗ máy có thể làm việc không biết mệt mỏi. Điều này vô tình đẩy bạn vào những ý nghĩ tiêu cực trong cuộc sống và có thể khiến cho những mối quan hệ trong cuộc sống trở nên xa cách hơn.

Vì vậy đừng nên quá vùi mình vào công việc mà nên có thời gian để bản thân cũng như đầu óc được thư giãn sau một ngày làm việc chăm chỉ.

9. Không nên lo lắng thái quá

Một số người thường hay lo lắng sẽ không thể thực hiện được nhiệm vụ một cách tốt nhất có thể. Vì thế, một việc gì đó chưa được hoàn thành hay bắt đầu suy nghĩ tiêu cực về nó, thì hãy bắt tay vào làm ngay. Không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn giúp bạn tránh xa sự stress.

10. Biết đặt mục tiêu vừa sức

Luôn đặt mục tiêu là điều đúng đắn, nhưng nên chọn những mục tiêu vừa tầm mà mình có thể đạt được, đừng kì vọng vào những điều thiếu thực tế nếu bạn không muốn bị thất vọng hay thất bại.

11. Luôn có phương án dự trù

Sẽ luôn có trục trặc trong quá trình làm việc khiến công việc không thể hoàn thành theo kế hoạch đã đưa ra hằng ngày. Cho nên trong quá trình lập “list to do” bạn cần phải dự trù cho mình một vài phương án khác để đảm bảo hoàn thành được công việc đó mà lại không ảnh hưởng đến thời gian làm việc khác.

IV. Các công cụ hỗ trợ sắp xếp thời gian khoa học

Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, ngày nay đã xuất hiện nhiều công cụ hỗ trợ sắp xếp thời gian hiệu quả cho chúng ta. Ví dụ như:

1. Phần mềm Notion

Notion là một phần mềm ghi chú được nhiều người dùng đánh giá khá cao với giao diện bắt mắt và dễ dùng, nó giúp cho người dùng có thể lập danh sách làm việc hàng ngày và theo dõi tiến độ trên máy tính hoặc điện thoại. Vì thế, Notion rất phù hợp cho cả người đi làm và đi học.

2. Phần mềm Google calendar

Google calendar là ứng dụng quản lý thời gian do Google phát triển, nó cho phép bạn theo dõi công việc hàng ngày và mời những người khác cùng tham gia vào khung làm việc đó. Nó là một ứng dụng miễn phí có thể sử dụng trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng.

Do trên ứng dụng này, bạn có thể tạo lịch làm việc, thông báo các sự kiện quan trọng để bạn có thể sắp xếp lại thời gian làm việc nên nó khá phù hợp với những người dùng là việc văn phòng hoặc làm những dự án trong thời gian dài.

3. Phần mềm CoDX Task

Phần mềm CoDX Task được rất nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng bởi tính năng sắp xếp thời gian hiệu quả cho cả một quy trình làm việc đúng chuẩn:

– Kế hoạch công việc thông minh: Có thể kết nối kế hoạch công việc với mục tiêu OKRs, tình hình thực hiện công việc của từng cá nhân và từng phòng ban.

– Giao việc nhanh chóng: Cho phép phân công, giao việc cho từng cá nhân, theo dõi tiến độ công việc và đánh giá công việc khi hoàn tất.

– List to do: Tạo danh sách công việc hàng ngày nhanh chóng, chi tiết

– Quản lý theo dõi online chi tiết: Theo dõi công việc, thời gian, tiến độ, tỷ lệ hoàn thành công việc của từng cá nhân hoặc phòng ban

– Báo cáo trực quan: Xem nhanh các báo cáo, chọn lọc dữ liệu theo phòng ban hoặc cá nhân.

Ngoài ra, phần mềm CoDX Task mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích khác:

– Thông tin và dữ liệu có độ bảo mật cao

– Sử dụng miễn phí toàn bộ chi phí ban đầu

– Công việc được tối ưu nhất

– Luôn có nhân viên hỗ trợ khi cần thiết.

Xem thêm:

– Top 7 kỹ năng giao tiếp giúp bạn ứng xử khéo léo, thông minh

– 7 kỹ năng thuyết trình chinh phục đám đông không thể bỏ qua

– Kỹ năng giải quyết vấn đề – Vai trò và phương pháp rèn luyện hiệu quả

Trên đây là bài viết về những cách sắp xếp thời gian hợp lý. Hy vọng bài viết mang lại cho bạn những biện pháp và công cụ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy để lại bình luận và chia sẻ bài viết đến mọi người nhé!