Hành chính Nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Vị trí hành chính nhân sự hiện nay đã quá quen thuộc trong mỗi doanh nghiệp hiện nay, và có vai trò vô cùng quan trọng. Nếu bạn muốn tìm hiểu về hành chính nhân sự và công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự cần phải làm thì chúc mừng bạn đã tìm đúng bài viết.

I. Hành chính Nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận có trách nhiệm công việc liên quan giữa “hành chính” và “nhân sự”. Đây là bộ phận giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của công ty. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện nhiệm vụ lên kế hoạch, quản lý những hoạt động trong nội bộ công ty, giám sát quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ vấn đề chính sách, lương thưởng cho nhân viên. Có thể nói nhân viên hành chính nhân sự góp phần vào việc điều phối công việc và tạo môi trường làm việc thoải mái và tốt nhất cho toàn thể nhân viên, hỗ trợ những quyền lợi cho nhân viên công ty và chính điều này tác động không ít đến sự gắn bó của nhân viên.

Tìm việc làm, tuyển dụng nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Nhân Viên Hành Chánh

– Nhân viên Hành Chính Nhân sự tổng hợp 4K Farm

II. Nhiệm vụ của phòng Hành chính Nhân sự

Quản lý hồ sơ, giấy tờ: là người trực tiếp làm việc với tất cả hồ sơ, giấy tờ tại công ty. Nhân viên hành chính nhân sự có trách nhiệm tiếp nhận những hồ sơ được gửi đến công ty, lưu trữ và giải quyết chúng trong phạm vi thẩm quyền. Bên cạnh đó, đơn xin nghỉ, đơn trình bày công việc hay những giấy tờ liên quan của nhân viên cũng được nhân viên hành chính nhân sự tiếp nhận.

Công tác lễ tân: nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải đảm nhiệm thêm những nhiệm vụ khác hỗ trợ công ty như công tác lễ tân. Cụ thể, họ sẽ tiếp đón khách mời, khách hàng của các phòng ban đến với công ty, đồng thời xây dựng nên những sự kiện thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và gắn kết họ lại với nhau.

Quản lý bảng lương: Công việc chi trả lương hàng tháng cho nhân viên là do nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm. Do đó, nhân viên hành chính nhân sự cần phải theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, dựa vào bảng chấm công và KPI để lên bảng lương, thưởng mỗi tháng và thanh toán lương cho nhân viên.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động: Tất cả hồ sơ, dữ liệu liên quan đến công ty và toàn thể nhân viên sẽ được nhân viên hành chính nhân sự lưu giữ. Tất nhiên, họ sẽ phải chịu trách nhiệm bảo mật thông tin trong phạm vi nội bộ công ty.

Công tác quản lý tài sản, thiết bị: Thực hiện việc theo dõi, quan sát cũng như tiếp nhận phản hồi của nhân viên về máy móc, thiết bị để kịp thời báo với nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo trì. Từ đó, không làm chậm tiến độ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

III. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Nhân sự

Giữ vai trò quan trọng của doanh nghiệp, phòng Hành chính Nhân sự được phân chia ra thành những vị trí đảm nhận công việc rõ ràng và cụ thể đảm bảo thực hiện công việc chức năng một cách hiệu quả nhất. Cơ cấu phòng Hành chính Nhân sự sẽ được tổ chức như sau:

– Bộ phận tuyển dụng: đây là vị trí giúp tìm kiếm, chiêu mộ những nhân viên cho tất cả vị trí trong công ty. Họ sẽ lên kế hoạch tuyển dụng đăng trên các kênh mạng xã hội và là người trực tiếp thực hiện quá trình tuyển dụng. Do đó, cần nắm rõ yêu cầu của từng phòng ban, tìm người phù hợp và chất lượng.

– Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B): chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển hệ thống, chính sách lương thưởng hấp dẫn cho toàn thể công ty sao cho đảm bảo cân đối giữa quyền lợi của nhân viên và quy định lao động. Để đáp ứng được vị trí này, nhân viên C&B phải nắm rõ những quy định, chính sách, luật lao động.

– Bộ phận hành chính: tại vị trí này, nhân viên Hành chính Nhân sự sẽ chịu trách nhiệm quản lý, lưu giữ, giải quyết những gì liên quan đến giấy tờ, văn bản, thư từ, thông báo, trang thiết bị, tài sản của công ty,…Bên cạnh đó, họ đảm nhiệm công việc sắp xếp lịch hẹn đối tác, cuộc họp trong công ty,… và một số công việc đi kèm tùy vào mỗi công ty.

– Bộ phận đào tạo và phát triển: Với mục đích tăng hiệu suất công việc, bên cạnh việc tuyển dụng, họ sẽ có trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân viên. Từ đó, xây dựng nền tảng cho nhân viên phát triển bản thân và có cơ hội thăng tiến trong công việc.

IV. Để trở thành nhân viên Hành chính Nhân sự

Có trình độ chuyên môn: bạn cần phải nắm vững từ những kiến thức cơ bản đến chuyên sâu vì không chỉ giúp ích cho công việc hiện tại mà còn tăng cơ hội thăng tiến. Những kiến thức chuyên môn liên quan đến bảo hiểm trong doanh nghiệp, xây dựng bảng lương, thuế,… sẽ thật sự cần thiết cho vị trí Hành chính Nhân sự.

Rèn luyện ngoại ngữ (tiếng Anh): Vị trí hành chính nhân sự được xem là bộ mặt của công ty, là người tiếp nhận thông tin cũng như gặp gỡ khách hàng đầu tiên, do đó mà khả năng ngoại ngữ giúp bổ trợ rất nhiều cho công việc. Đặc biệt tại những tập đoàn đa quốc gia, tiếng anh được xem là thiết yếu.

Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng: Công việc giám sát tiến độ công việc của các nhân viên phòng ban,lưu trữ các giấy tờ, thống kê các bảng báo cáo tiền lương, quản lý hồ sơ,… đều được thực hiện trên máy tính và được diễn ra hàng ngày. Do đó, việc thành thạo tin học văn phòng là điều bắt buộc.

Phát triển kỹ năng giao tiếp: Hành chính Nhân sự làm việc rất nhiều với con người, họ phải giao tiếp và quản lý con người mỗi ngày. Vì thế, bạn cần phải khéo léo trong việc hành xử và ăn nói để có thể làm hài lòng các bên trong mọi tình huống.

Phát triển kỹ năng xử lý tình huống: Môi trường làm việc không thể tránh khỏi những mâu thuẫn và đặc biệt với vị trí Hành chính Nhân sự giao tiếp với toàn bộ nhân viên công ty mỗi ngày thì những tình huống khó xử. Do đó, bạn cần phải hạ cái tôi của bản thân, khéo léo xử lý, như vậy có thể sẽ trở thành điểm cộng trong con đường thăng tiến.

Phát triển kỹ năng tổ chức và quản lý: Một phần của phòng ban Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức những hoạt động công ty. Bên cạnh đó, đặc thù công việc quản lý những giấy tờ, chính sách, văn bản và cả con người, vì vậy để hoàn thành tốt công việc cần có kỹ năng tổ chức và quản lý tốt.

Trau dồi đạo đức của người làm nhân sự: Đối với bất kì ngành nghề nào cũng cần đặt đạo đức nghề vào công việc. Là người được chủ doanh nghiệp tín nhiệm, nắm giữ toàn bộ thông tin quan trọng của công ty, bạn cần phải chắc chắn được tính bảo mật để tránh gây ra những tình huống không mong muốn tại nơi công sở.

Nhanh nhẹn, nhạy bén và ham học hỏi: Tinh thần ham học hỏi là điều tất yếu trong bất kì ngành nghề nào nếu bạn muốn có cơ hội thăng tiến, ngành Hành chính Nhân sự cũng không ngoại lệ. Việc đảm nhiệm nhiều công việc và quản lý được chúng một cách hiệu quả sẽ phải nhờ vào tính nhạy bén và nhanh nhẹn trong việc xử lý công việc.

Tỉ mỉ, chú ý đến các chi tiết nhỏ: Để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất, hạn chế xảy ra sai sót thì bạn cần phải rèn luyện tính tỉ mỉ và quan sát chú ý đến từng chi tiết dù là nhỏ nhất. Nhất là trong công việc liên quan đến chính sách, lương thưởng – một vấn đề khá nhạy cảm.

V. Cơ hội nghề nghiệp Hành chính Nhân sự

Vì là vị trí quan trọng nên bất kỳ công ty nào cũng có phòng Hành chính Nhân sự, vì thế mà tuyển dụng Nhân sự luôn xuất hiện ở tất cả các kênh mạng xã hội. Hành chính Nhân sự sở hữu được mức lương khá cao do giữ vai trò quan trọng, đảm nhiệm nhiều vị trí và gần như phải hội tụ nhiều kỹ năng thường dao động từ 8 triệu đến 15 triệu. Nếu bạn có năng lực, vững kiến thức và chắc chắn những kỹ năng cần có thì việc thăng tiến đến vị trí trưởng phòng với mức lương 15 triệu – 20 triệu.

Xem thêm:

– Ngành quản trị nhân sự – Khái niệm, vai trò và các vị trí công việc

– Cách viết CV ngành nhân sự thu hút – Mẫu CV và lưu ý cần tránh

– Văn hóa doanh nghiệp là gì? Vai trò trong tuyển dụng nhân sự

Bài viết đã cung cấp những thông tin về Hành chính Nhân sự. Nếu thấy bài viết hay, bổ ích thì đừng quên để lại bình luận bên dưới và chia sẻ đến mọi người nhé!