Cách viết email xin việc ghi điểm với nhà tuyển dụng chuẩn nhất

Bạn đã biết cách viết email xin việc ghi điểm với nhà tuyển dụng chuẩn nhất chưa? Nếu được yêu cầu gửi CV qua email, bạn có biết cách để tạo ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp? Cùng mình tìm hiểu qua bài viết này nhé!

I. Email xin việc là gì?

Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên email khi gửi đính kèm CV xin việc cho nhà tuyển dụng. Trong email này, bạn cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng dễ dàng xem hồ sơ xin việc mà không mất nhiều quá thời gian.

Hãy nhớ rằng không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì nội dung chính đã có trong CV. Email này là lời mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm Hành chánh Nhân sự:

– Nhân viên Tuyển Dụng

– Nhân viên HR Data Analyst/ HR Data Admin

II. Các lưu ý trước khi gửi email xin việc

1. Tìm hiểu kỹ địa chỉ email nhận hồ sơ ứng tuyển

Hãy kiểm tra kỹ và xác nhận chính xác thông tin của nhà tuyển dụng trước khi gửi email thông tin của bạn đi, tránh nhầm lẫn “mất cả chì lẫn chài” nhé.

2. Kiểm tra địa chỉ và tên hiển thị email cá nhân

Sẽ không phải là một ý kiến hay nếu như sử dụng email “conangdangiukut3” để gửi email xin việc. Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết email xin việc vì thế hãy thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email.

Lời khuyên dành cho tên email của bạn là nên chứa tên bạn và có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh, lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán…

III. Cách viết email xin việc chuẩn

1. Đặt tiêu đề email

Trường hợp nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc, thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”.

Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Bạn nên làm theo đúng hướng dẫn vì điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.

Nếu nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc, bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!

2. Gửi lời chào đến nhà tuyển dụng

Bạn đang gửi email cho một tổ chức, một nhà tuyển dụng có thể lớn tuổi hơn bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với họ. Trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng dễ tính hoặc đã có nói chuyện với nhau trước, bạn có thể dùng “Dear” thay vì “Kính gửi”.

3. Trình bày khái quát về bản thân

Đây là phần quan trọng thể hiện được mục đích khi bạn gửi email này. Thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:

– Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn ngắn gọn bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, trường học…

– Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, thấy được tin tuyển dụng đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến tuyển dụng).

– Nêu kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển: Hãy tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển vì cơ bản tất cả đã gói gọn trong CV, nhớ đừng dài dòng nhắc lại tất cả thông tin nhé.

4. Gửi lời cảm ơn ở cuối email

Lời chào cuối email rất quan trọng, nhớ đi kèm lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã quan tâm và đọc email của bạn. Bên cạnh đó hãy bày tỏ nguyện vọng nhận được phản hồi từ họ, điều này thể hiện sự thiện chí bạn dành cho vị trí này, đây cũng là cơ hội giúp bạn có được một buổi hẹn phỏng vấn trực tiếp đấy nhé.

5. Đính kèm các tài liệu liên quan

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.

Hiện nay, CV là thứ duy nhất để nhà tuyển dụng bước đầu đánh giá ứng viên. Việc đính kèm CV không hề khó, nhưng lại có rất nhiều người nhấn gửi email rồi mới nhận ra mình quên chưa đính kèm CV. Thậm chí, nếu bạn nhận ra mình đã quên đính kèm CV và sửa lỗi bằng cách gửi ngay một email khác, thì bạn vẫn sẽ trở thành người thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy lưu ý nhé!

6. Nên có chữ ký email

Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!

7. Kiểm tra lại email trước khi gửi

Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:

– Tên email

– Tên hiển thị email

– Tiêu đề email

– Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng

– Nội dung email

– Các tài liệu kèm theo

IV. Mẫu email xin việc

Thư xin việc và CV xin việc là hai nội dung có liên quan mật thiết với nhau, chính vì thế các bạn cần chú trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn có thể tham khảo mẫu thư xin việc dưới đây để thuận tiện sử dụng khi có nhu cầu nhé:

Tiêu đề thư: [tên của bạn] hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]

Nội dung thư:

Kính gửi Phòng Tuyển dụng của công ty ABC,

Tôi là…, tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí XYZ theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website.

Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

– CV

– Thư xin việc

– Bảng điểm

– Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.

Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.

Trân trọng

TÊN CỦA BẠN

V. Những lưu ý khi viết email xin việc

1. Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả

Sai chính tả là một trong những lỗi rất thường hay mắc phải bởi bất cứ ai. Bạn hãy nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi, hoặc thậm chí là nhờ người khác kiểm tra giúp. Chỉ một lỗi sai chính tả đơn giản cũng có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người cẩu thả, bất cẩn trong công việc.

Độ dài của thư cũng rất quan trọng, cân bằng đừng để quá ngắn hoặc quá dài vì khi viết quá ngắn, bạn cũng không thể cho nhà tuyển dụng thấy hết được tiềm năng của bạn đối với công ty. Nhưng ngược lại, email viết quá dài cũng sẽ là một điểm trừ, nhà tuyển dụng sẽ có xu hướng bỏ qua và chuyển ngay sang một ứng viên khác.

2. Nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư

Đừng mải mê nói quá nhiều về bản thân, điều này dễ khiến bạn mắc lỗi đáng lưu ý khi viết thư xin việc. Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm kiếm một ứng viên có thể mang lại những giá trị tốt đẹp cho công ty của họ. Hơn hết, họ muốn biết bạn sẽ làm được những gì cho họ nếu như được tuyển.

3. Tạo điểm nhấn, thể hiện cá tính người ứng tuyển

Thể hiện một chút điểm hài hước để tạo điểm nhấn, thể hiện cá tính của bản thân cũng là một điểm hay. Nhưng hãy biết kiểm soát và thể hiện đúng lúc để phù hợp với hoàn cảnh đang viết email xin việc nhé!

4. Phần nội dung thư không nên trùng lặp 100% so với CV

Việc chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, và thậm chí là thành công trong quá khứ cũng rất quan trọng, nhưng nếu như nó không liên quan gì đến yêu cầu của nhà tuyển dụng, thì những thông tin này hoàn toàn vô nghĩa. Do đó, hãy cố gắng nêu thành tích dựa trên những gì mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm, trọng tâm và ngắn gọn ở phần nội dung nhé, tránh trùng lặp ý 100% so với CV đính kèm.

5. Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi, và cảm ơn cuối thư với nhà tuyển dụng

Để tạo được ấn tượng trong email xin việc một cách chuyên nghiệp, hãy chào hỏi và cảm ơn ở đầu thư và cuối thư. Không nên sử dụng những biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận và đặc biệt không được rút gọn tên của họ nhé.

6. Gắn dấu thư quan trọng để thư không bị gửi vào mục Spam

Nếu có thể, hãy gắn thẻ “Thư quan trọng” vào email xin việc của mình để đảm bảo nhà tuyển dụng sẽ nhận thư của bạn, tránh thư sẽ bị gửi vào mục Spam bạn nhé.

[Xem thêm]

>> Cách viết CV cho sinh viên chưa tốt nghiệp chuẩn, ấn tượng mạnh

>> Cách gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng

>> Cách viết thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn ấn tượng

Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới ứng tuyển và xin việc. Mình tin với những lưu ý trên sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng khi gửi email xin việc. Hãy chia sẻ bài viết hữu ích và chúc các bạn thành công!