Kịch bản 8 câu hỏi giúp bạn có thể làm việc với những ông sếp cầu toàn

Làm việc cho một ông sếp cầu toàn thì quả thực rất nản. Rất khó để bạn cảm thấy tự tin và có động lực khi mà sếp luôn luôn muốn kiểm soát mọi hành động của bạn. Họ kiểm soát đến mức những hành động nhỏ xíu cũng không lọt qua được tầm mắt của họ. Nhưng thông thường, những người có xu hướng cầu toàn không quan tâm lắm đến hiệu suất thực tế của bạn, thứ họ quan tâm là điều họ lo lắng.

Khi nói đến vấn đề cầu toàn khi làm chủ, tôi không đề cập đến những người có tiêu chuẩn cao, thậm chí có lúc họ khiến bạn đổ máu, mồ hôi và nước mắt vì tần suất công việc hàng ngày (ví như Jeff Bezos hoặc Steve Jobs). Kiểu lãnh đạo đó được gọi là“chủ nghĩa thực dụng”. Làm việc cho những người theo chủ nghĩa này có thể khó khăn, công việc không dành cho những người dễ tự ái, nhưng cơ hội học hỏi thì quả thực là tuyệt vời.

Không giống như những người theo chủ nghĩa thực dụng có định hướng, cạnh tranh và tập trung vào mục tiêu, những người theo chủ nghĩa cầu toàn thì thường bận tâm đến những mối lo. Chính những mối lo đó thúc đẩy họ phải kiểm soát người khác.

Nếu hiểu được gốc rễ của những mối lo này, bạn sẽ có thể chủ động cắt giảm nó.

Đầu tiên, hãy tưởng tượng rằng bạn là một người đóng góp cá nhân mà không bị quản lý trách nhiệm. Bạn có thể tự giải quyết rất nhiều vấn đề. Ví dụ, nếu bạn là một lập trình viên, bạn vào văn phòng làm việc, ngồi trước màn hình máy tính và nói “Tôi hoàn toàn có quyền thống trị cái máy tính trước mặt tôi. Tôi bắt đầu viết code và nếu trong quá trình có lỗi gì xảy ra thì tôi sẽ là người sửa nó.”

Nhưng giờ hãy tưởng tượng bạn là một ông chủ và có điều gì đó vừa xảy ra. Bạn không thể chỉ ngồi trước máy tính và giải quyết mọi chuyện được. Bạn giám sát một nhóm lập trình viên và nhiệm vụ của bạn là thuyết phục họ giải quyết vấn đề. Khi bạn là sếp của vài ông sếp nữa, công việc của bạn là thuyết phục những người quản lý và họ sẽ đi thuyết phục từng cá nhân để sửa chữa vấn đề đang gặp rắc rối.

Điều buồn cười khi trở thành một ông chủ: Nếu bạn càng là sếp lớn trong hệ thống phân cấp, bạn càng có ít quyền kiểm soát trực tiếp. Sự mất kiểm soát này thường đến như một cơn sốc đối với các ông sếp. Chính điều đó khiến họ cảm thấy lo lắng.

Điều không may là bạn không thể bước vào văn phòng của sếp và nói: “Nghe đây, tôi biết là anh đang bị quá lo lắng, nhưng đừng lo. Tôi đang kiểm soát hết mọi thứ”. Dù vậy, bạn có thể làm là xoa dịu sự lo lắng của họ theo những gì tôi viết sau đây.

Kịch bản này gồm 8 câu hỏi mà bạn nên hỏi bất cứ khi nào sếp giao cho bạn một nhiệm vụ mới. Chúng được thiết kế để giảm bớt sự lo lắng của sếp.

Trước hết là bằng cách thu thập tất cả thông tin mà bạn sẽ cần để có thể trở thành người xuất sắc. Hai là bằng cách nói với sếp rằng bạn ‘đã hiểu’ và sẽ kiểm soát được tất cả. Khi bạn dùng kịch bản 8 câu hỏi này, bạn sẽ xoa dịu được sự lo lắng của sếp và cũng đồng thời giảm được tính cầu toàn của họ. Bởi vì họ sẽ biết rằng bạn có thể cung cấp chính xác những gì họ muốn.

Đây là kịch bản 8 câu hỏi để sử dụng khi sếp nhiệm vụ mới:

1.“Anh có muốn em lưu ý điều gì kỹ hơn về nhiệm vụ này không?”– Câu này giúp bạn trấn an sếp rằng bạn nắm được vấn đề khái quát về cách làm nhiệm vụ phù hợp với chiến lược cụ thể.

2.“Deadline của anh là khi nào?”– Thường vấn đề deadline khá rõ ràng nhưng bạn nên xác nhận nó lại.

3.“Anh có muốn em làm theo mẫu cụ thể nào không?” –Để cả 2 không bị đau đầu về những vấn đề không cần thiết, hãy đảm bảo công việc của bạn được làm đúng cách.

4.“Em nên làm việc với ai, bộ phận nào khi làm công việc này?”(Hãy cho sếp biết rằng bạn có thể giải quyết rạch ròi các ranh giới và điều tế nhị của chính trị văn phòng; và bạn cũng suy nghĩ một cách có chiến lược y như sếp.)

5.“Anh có muốn tôi áp dụng lại những tiền lệ/ mô hình/ nguyên mẫu nào không?”(Đôi lúc sếp đã thực hiện một dự án tương tự trước đây, và nếu bạn áp dụng lại hoặc ít nhất là tham khảo công trình trước đây của họ, họ sẽ ngay lập tức giảm bớt lo lắng.)

6.“Anh cho rằng nhiệm vụ này sẽ mất bao lâu?”(Đôi khi sếp sẽ nói bạn deadline là vào thứ 6 nhưng trong đầu thì họ lại nghĩ rằng họ sẽ hoàn thành nó vào thứ 3. Câu hỏi này sẽ giúp bạn khám phá được bí mật này và cho bạn một cơ hội để đáp ứng hoặc vượt qua cả mong đợi của sếp.)

7.“Hãy cho em biết tất cả các nhiệm vụ, và nhiệm vụ của em sẽ nằm ở đâu trong tổng chiến lược?”(Điều này sẽ cho bạn biết mức độ ưu tiên tương đối của nhiệm vụ và cho sếp bạn biết rằng bạn biết được vị trí của nhiệm vụ này.)

8.“Em muốn biết rõ điều gì bắt buộc phải làm (và không bắt buộc phải làm) trong dự án này?”(Điều này giúp sếp an tâm rằng bạn sẽ không mông lung trong mớ nhiệm vụ và bỏ lỡ những điều quan trọng.)

Hãy nhớ rằng, sự cầu toàn trong quản lý xuất phát từ sự lo lắng. Điều này thúc đẩy sếp bạn phải quản lý. Sếp có thể cảm thấy bất an rằng họ không có nhiều quyền kiểm soát như họ nghĩ và có thể bị thay thế bởi chúng ta.

Nhưng khi bạn sử dụng kịch bản 8 câu hỏi này, bạn sẽ làm dịu những lo lắng cụ thể của họ. Bạn nói với họ rằng bạn hiểu vấn đề và mối quan tâm của họ, và chứng minh rằng bạn có năng lực cần thiết để hoàn thành mọi việc một cách hoàn hảo

Còn nếu bạn là một vị sếp có khuynh hướng cầu toàn, hãy sử dụng bài viết này để xoa dịu sự lo lắng của bản thân. Dạy nhân viên cùng dùng kịch bản 8 câu hỏi này với bạn, bạn sẽ cảm thấy bớt bất an về công việc của họ. Do đó, nó sẽ khiến bạn trông không còn giống người cầu toàn nữa.