PO (Purchase Order) và những điều có thể bạn chưa biết

PO (Purchase Order) được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua bán và cung cấp, đồng thời giúp quản lý quá trình đặt hàng và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu chính xác PO trong mua hàng là gì trong bài viết này nhé!

I. Khái niệm về PO (Purchase Order)

Purchase Order (PO) là loại chứng từ được sử dụng trong quá trình mua hàng để yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng hoặc dịch vụ. PO thường có thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả/chi phí, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.

PO được tạo ra bởi khách hàng và gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ. Sau khi nhà cung cấp nhận được PO, họ sẽ xác nhận lại thông tin và điều kiện giao hàng trước khi bắt đầu cung cấp hàng hoặc dịch vụ. PO cũng có thể được sử dụng để đàm phán về giá cả và điều kiện thanh toán giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Tìm việc làm, tuyển dụng Ngành Hàng/ Mua Hàng:

– Chuyên Viên Mua Hàng Nội Bộ

– Nhân viên Mua hàng Buyer Fresh Bách Hóa Xanh (nội bộ)

– Nhân viên Mua hàng FMCG Bách Hóa Xanh (nội bộ)

II. Những nội dung có trong PO

Purchase Order (PO) luôn phải đầy đủ các nội dung thông tin sau:

– Thông tin về khách hàng: tên công ty, địa chỉ và thông tin liên lạc của khách hàng.

– Thông tin về nhà cung cấp: tên công ty, địa chỉ và thông tin liên lạc của nhà cung cấp.

– Số PO: mã số duy nhất để phân biệt giữa các PO khác nhau.

– Ngày tạo PO: ngày tạo PO để theo dõi thời gian giao hàng.

– Sản phẩm hoặc dịch vụ: thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng, bao gồm mô tả, số lượng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng.

– Hình thức thanh toán: phương thức thanh toán, hạn thanh toán và thông tin tài khoản thanh toán.

– Thông tin giao hàng: địa chỉ, thời gian giao hàng và phương thức vận chuyển.

– Một số thông tin khác: các điều kiện pháp lý, điều kiện bảo hành, điều kiện đổi trả,… theo quy định của nhà cung cấp.

III. Lợi ích khi sử dụng PO

1. Lợi ích đối với khách hàng

– Dễ dàng theo dõi đơn hàng: PO đảm bảo rằng thông tin về đơn hàng được ghi chép chính xác và rõ ràng, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận hàng hóa.

– Quản lý thông tin hoặc chất lượng sản phẩm, đơn hàng: PO cung cấp thông tin chi tiết về giá cả, điều kiện thanh toán, chất lượng hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu cụ thể.

2. Lợi ích đối với nhà cung cấp

– Quản lý sản phẩm: PO cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu đơn hàng, giúp nhà cung cấp quản lý sản xuất và lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả.

– Quản lý quá trình mua hàng: PO cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng, giúp các doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng và cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả.

– Điều chỉnh đơn hàng: PO cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh đơn hàng của mình nếu cần thiết, đảm bảo rằng thông tin về đơn hàng luôn được cập nhật và chính xác.

– Tiết kiệm thời gian: PO giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm thời gian xử lý, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

IV. Sự khác nhau giữa Invoice và PO

Cả PO và Invoice đều là những tài liệu bắt buộc trong quá trình mua hàng. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt về cả định nghĩa và chức năng:

Purchase Order (PO)

– Là tài liệu yêu cầu cung cấp hàng hoặc dịch vụ từ khách hàng đến nhà cung cấp.

– Nội dung của PO chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.

– Được tạo ra bởi khách hàng và gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp hàng hoặc dịch vụ.

– Mục đích của PO là để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua bán và cung cấp.

Invoice

– Là chứng từ yêu cầu thanh toán cho hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp từ nhà cung cấp đến khách hàng.

– Inovice chứa thông tin về số lượng, giá cả, ngày giao hàng, thông tin thanh toán và các thông tin khác liên quan đến giao dịch mua bán.

– Được tạo ra bởi nhà cung cấp và gửi đến khách hàng để yêu cầu thanh toán.

– Mục đích của Invoice là để đảm bảo rằng khách hàng thanh toán đúng số tiền và đúng thời gian cho hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp.

V. Quy trình sử dụng và cách tối ưu hiệu quả của PO

Sau đây là quy trình khi sử dụng PO:

– Xác định nhu cầu và tạo PO: khách hàng xác định nhu cầu mua hàng hoặc dịch vụ và tạo PO với thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.

– Xác nhận PO: Nhà cung cấp nhận PO từ khách hàng và xác nhận đơn, đảm bảo thông tin đơn hàng đúng và đủ thông tin.

– Vận chuyển hàng hóa: Nhà cung cấp vận chuyển hàng hoặc cung cấp dịch vụ được yêu cầu trong PO.

– Nhận hàng hoặc dịch vụ và xác nhận: Khách hàng nhận được hàng hoặc dịch vụ và xác nhận rằng chúng đáp ứng yêu cầu trong PO.

– Lập hóa đơn (invoice) và thanh toán: Nhà cung cấp lập hóa đơn và gửi cho khách hàng yêu cầu thanh toán. Khách hàng thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn và số tiền được yêu cầu trong hóa đơn.

Bên cạnh đó, các lưu ý sau sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng PO tối ưu nhất:

– Xác định rõ nhu cầu mua hàng và tạo PO: đảm bảo được tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua bán và giúp đối tác cung cấp có đủ thời gian để chuẩn bị và cung cấp hàng hoặc dịch vụ.

– Kiểm soát số lượng PO: sử dụng quá nhiều PO có thể gây ra tình trạng lãng phí và khó quản lý cho doanh nghiệp. Do đó, hãy chỉ tạo PO khi thật sự cần thiết và sử dụng các công cụ quản lý PO.

– Quản lý PO theo cách thức phù hợp với doanh nghiệp: tùy thuộc vào quy mô và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, cần lựa chọn cách thức quản lý PO phù hợp như cách sử dụng phần mềm quản lý, chốt chi phí và chính sách hỗ trợ với nhà cung cấp.

– Chỉ sử dụng PO với các đối tác cung cấp uy tín: PO chỉ được sử dụng với các đối tác cung cấp đáng tin cậy để giảm thiểu rủi ro mất thông tin và đảm bảo tính chính xác trong quá trình mua bán và cung cấp.

– Tối ưu hóa quá trình xử lý: sử dụng phần mềm quản lý PO để tối ưu hóa quá trình xử lý PO, bao gồm tạo, xác nhận, vận chuyển và thanh toán PO.

– Không sử dụng PO để thay thế cho hợp đồng: PO là phương tiện để yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hàng hoặc dịch vụ, không thể thay thế cho hợp đồng. Do đó, hợp đồng mộc đỏ, kèm ký nháy luôn là điều kiện cần để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp không cần thiết.

Xem thêm:

-Nhân viên mua hàng là gì? Mô tả công việc, mức lương Purchasing Officer

– Quy trình bán hàng 8+2 là gì? Cách áp dụng hiệu quả

– Doanh thu là gì? Cách tính doanh thu chuẩn cho bán hàng

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thể tự trả lời cho câu hỏi “PO trong mua hàng là gì”. Cảm ơn bạn đã theo dõi, nếu thấy hay hãy chia sẻ cho người thân, bạn bè cùng đọc. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo!