Quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp hiệu quả, toàn diện

Việc nhận biết và xây dựng nên một quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp là điều rất cần thiết. Một quy trình đào tạo nhân viên mới cần phải có sự chỉn chu, nhất quán thì mới có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giảm bớt chi phí, quản lý thời gian và con người hiệu quả hơn,… Hãy cùng mình tìm hiểu xem đâu là các yếu tố cần thiết giúp xây dựng quy trình đào tạo nhân viên hiệu quả, toàn diện nhé!

I. Vai trò của quy trình đào tạo nhân viên mới trong doanh nghiệp?

– Giảm bớt chi phí đào tạo: Một định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc ở công ty mới, làm việc hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cũng sẽ bớt được thời gian và chi phí đào tạo một cách đáng kể.

– Giảm căng thẳng cho nhân viên mới: Một định hướng công việc rõ ràng sẽ giúp người mới bớt lo sợ và giảm áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn để làm việc và tiếp thu tốt hơn các định hướng công việc.

– Tối ưu doanh số: Nhân viên sẽ làm việc năng suất hơn khi cảm thấy vị trí công việc phù hợp với năng lực của mình. Doanh nghiệp cần phải có định hướng công việc đúng đắn và cung cấp công cụ làm việc đầy đủ để giúp nhân viên mới hoàn thành tốt công việc, nhờ đó mà gia tăng doanh số.

– Giúp quản lý thời gian hiệu quả: Với một định hướng tốt ngay từ giai đoạn bắt đầu, đội ngũ lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý, đào tạo nhân viên mới làm quen với công việc nhanh chóng. Tránh cho việc mất quá nhiều thời gian để đào tạo người mới.

– Giúp giữ chân nhân viên mới: Doanh nghiệp xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới một cách toàn diện và hiệu quả sẽ đem lại ấn tượng tốt cho nhân viên. Giúp họ nhìn thấy được sự chuyên nghiệp, đặt niềm tin vào doanh nghiệp và quyết định ở lại gắn bó với công ty lâu dài.

II. Các yếu tố giúp xây dựng quy trình đào tạo nhân viên hiệu quả

1. Định hướng công việc cho nhân viên ngay từ đầu

Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Nếu các chuyên gia nhân sự có thể giúp cho nhân viên mới xác định được cụ thể các nhiệm vụ công việc mà mình phải thực hiện, thì sẽ giúp cho họ nhanh chóng tiếp thu công việc mới và tăng tốc, phát huy hiệu quả trong công việc. Thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty cũng sẽ được giảm thiểu rất nhiều.

Việc làm đào tạo có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Đào tạo TGDĐ/ĐMX/BHX

2. Hướng tới việc giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc nhanh chóng

Để nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động của doanh nghiệp là điều mong muốn của các chuyên gia phát triển nhân lực trong bất kỳ tổ chức nào. Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết về lịch sử, giá trị và văn hóa doanh nghiệp cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp. Từ đó, họ có thể nhanh chóng hòa nhịp với doanh nghiệp, phát huy được tối ưu năng lực bản thân và đem lại những giá trị thiết thực.

3. Cung cấp kỹ năng đầy đủ và phù hợp với từng đối tượng

Tiếp đến, việc đào tạo các kỹ năng chuyên môn phù hợp đối với từng vị trí, cũng như cung cấp đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho công việc cũng là một yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Nắm bắt được kỹ năng làm việc cần thiết, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, cảm thấy được năng lực phù hợp với vị trí công việc cũng như xác định được cho mình kế hoạch phát triển cụ thể trong nghề nghiệp. Khi động lực làm việc được tạo ra, năng suất làm việc tăng lên và doanh số tạo ra từ nhân viên cũng tăng lên. Đó chính là thành công của việc đào tạo nhân viên mới.

4. Tiết kiệm thời gian đào tạo cho nhân sự mới

Việc đào tạo và định hướng được cho nhân viên mới về văn hoá doanh nghiệp, về mục tiêu công việc được hiệu quả ngay từ khi bắt đầu sẽ giúp cho người hướng dẫn hay người quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Lúc này, người hướng dẫn chỉ cần tiếp tục hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên mới trong quá trình thực hiện công việc. Cũng như phát huy được tính hiệu quả trong quản lý nhân viên thông qua việc chỉ cần củng cố lại về các khái niệm trong các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp.

III. 7 bước của mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp

1. Tuyển dụng và chuẩn bị chương trình đào tạo cho nhân viên mới

Để có thể bắt đầu quy trình đào tạo nhân viên mới toàn diện, hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn bị triển khai tuyển dụng thu hút nhân tài. Ở bước này, các công ty cần nghiên cứu sao cho tạo được chế độ đãi ngộ hấp dẫn có thể thu hút những nhân viên thực sự có năng lực. Sau vòng tuyển dụng, những nhân viên mới đủ tiêu chuẩn sẽ bắt đầu bước vào quá trình chuẩn bị đào tạo. Các công ty có thể tách riêng bước này hoặc triển khai song song trong quá trình thử việc của nhân viên mới.

2. Chuẩn bị môi trường làm việc chỉn chu

Sau khi đợt tuyển dụng nhân sự kết thúc và doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân sự mới tiềm năng và phù hợp, bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng cần gửi email thông tin đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để có sự chuẩn bị cần thiết và chu đáo.

Việc chuẩn bị cần bắt đầu từ những việc cơ bản như chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới bao gồm: bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, danh sách điện thoại và email liên hệ trong công ty, bản mô tả công việc,… cho đến kế hoạch đào tạo công việc cụ thể.

3. Niềm nở chào đón nhân viên mới của công ty

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên mới, việc chào đón nhân viên mới cũng cần có sự chuẩn bị để tạo cho họ có cảm giác thoải mái và sự thân thiện dễ dàng hòa nhập. Việc chào đón có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: tổ chức một buổi chào đón chung dành cho các nhân viên mới, sắp xếp nhân viên chào đón và hướng dẫn ngay từ buổi đầu tiên để nhân sự mới không cảm thấy bỡ ngỡ,…

4. Giới thiệu về sứ mệnh và văn hóa của công ty

Đây đều là những yếu tố quan trọng nhân viên mới cần được biết ngay khi bắt đầu vào làm việc. Hãy cho họ lý do doanh nghiệp bạn hoạt động và phát triển. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục định hướng để nhân sự mới có thể làm việc và cống hiến vì mục tiêu lâu dài mà toàn bộ tập thể nhân viên đã nỗ lực trước đó.

Chưa dừng lại ở đó, các công ty cũng cần giúp nhân viên mới có cái nhìn chính xác về văn hóa công ty. Ví dụ công ty bạn đặt công việc lên hàng đầu, hãy cho nhân viên biết ngay. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn định hướng trẻ trung năng động, “làm hết sức, chơi hết mình” cũng đừng đặt nhân viên mới ở ngoài.

5. Cung cấp thông tin và định hướng hoạt động của công ty cho nhân viên mới

Để nhân viên nhanh chóng nắm bắt được các thông tin chung của doanh nghiệp, cách quản trị của các cấp quản lý trong doanh nghiệp cũng như giúp cho nhân viên mới tiếp xúc và hoạch định được kế hoạch cho việc phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới như là:

– Lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty;

– Mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên công ty;

– Quy trình làm việc tại công ty: mô hình và thực tiễn áp dụng tại công ty, giờ giấc làm việc;

– Hệ thống thông tin liên hệ trong công ty (email, điện thoại, website, CRM,…)

6. Truyền đạt kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cho nhân viên

Tùy theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn (bao gồm cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng) phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Các kiến thức cần cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình này bao gồm:

– Tổng quan về thị trường, ngành, sản phẩm, dịch vụ trong lĩnh vực mà công ty hoạt động

– Kiến thức cơ bản cho vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ đảm nhiệm

– Nội dung công việc và các đặc trưng riêng của từng vị trí

– Kiến thức nâng cao cần phải có hoặc sẽ được đào tạo tại công ty

– Kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng telemarketing, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề,…

7. Đánh giá hoạt động đào tạo, huấn luyện nhân viên mới

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo cho nhân viên mới, nhà tuyển dụng cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện với các nhân viên mới. Nhằm để lắng nghe họ nói lên những suy nghĩ của mình, tiếp thu những ý kiến đóng góp tốt cũng như đánh giá được xem các nhân viên mới đã tiếp nhận được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo.

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên. Cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu và nguyện vọng cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai. Bên cạnh đó, việc đánh giá cũng giúp công ty hoàn thiện hơn về quy trình đào tạo nhân viên mới của mình để phát huy tốt hơn trong các đợt tuyển dụng nhân sự sau.

IV. Những nội dung có trong biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới

1. Mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên

Mục tiêu của quy trình đào tạo cần được trình bày cụ thể, có tính ước lượng. Sau đây là một số mục tiêu của quy trình đào tạo nhân viên mới:

– Cung cấp cho nhân viên thông tin chung của tổ chức.

– Trang bị cho nhân viên kỹ năng, kiến thức cần thiết để giải quyết công việc.

– Giúp nhân viên nắm bắt được quy trình làm việc.

– Hướng dẫn nhân viên trở thành người giải quyết vấn đề, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

– Tạo ấn tượng tích cực đối với nhân viên đối với tổ chức

– Tạo điều kiện phát triển, thăng tiến, giúp nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

2. Người đảm nhận công việc đào tạo

Người tiến hành đào tạo nên là người có trình độ chuyên môn cao, am hiểu nghệ thuật quản lý nhân sự, có khả năng dẫn dắt, truyền đạt để kết nối nhân viên và doanh nghiệp. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò chính trong quá trình này.

3. Địa điểm và thời gian đào tạo

Tùy vào yêu cầu công việc và kỹ năng cần có, khoảng thời gian đào tạo có thể dài ngắn khác nhau. Không gian đào tạo tốt nhất là ở khu vực làm việc của chính doanh nghiệp đó.

4. Đưa ra kế hoạch và chiến lược đào tạo

Một chương trình đào tạo hiệu quả cho nhân viên cần được xây dựng theo từng bước, có chiến lược rõ ràng. Bạn nên trình bày chi tiết từng giai đoạn của đào tạo và đề ra các yêu cầu, mục tiêu cần đạt được.

5. Các cột mốc trong quá trình đào tạo

Doanh nghiệp cần vạch ra thời gian rõ ràng cho các cột mốc khi thực hiện đào tạo. Bên cạnh đó, việc chừa ra khoảng trống để đánh dấu các cột mốc quan trọng cũng là cần thiết. Điều này giúp bạn tránh trường hợp thiếu sót hoặc bỏ lỡ giai đoạn nào của quá trình đào tạo.

6. Đánh giá quá trình đào tạo

Đánh giá đào tạo chính là yếu tố quan trọng trong việc hiểu rõ năng lực, xây dựng định hướng của nhân viên trong tương lai. Bên cạnh đó, đây cũng là việc quan trọng giúp công ty hoàn thiện quy trình đào tạo của mình, từ đó khắc phục những thiếu sót trong các đợt đào tạo nhân sự sau này.

V. Một số lưu ý để có quy trình đào tạo tối ưu

1. Chuẩn bị đầy đủ thông tin liên quan đến quy trình đào tạo

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết về chính sách, quy định cần phổ biến cũng như các công cụ và thiết bị cần có cho công việc của người mới. Tránh sự lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong công việc chào đón nhân viên mới.

2. Cần thể hiện được văn hóa công ty cho nhân viên

Cần thể hiện được giá trị văn hoá doanh nghiệp năng động thân thiện và gắn kết để nhân viên mới có cái nhìn ấn tượng, tích cực. Đồng thời có thể khơi dậy ở các bạn sự hứng thú, hoặc mong muốn được phát triển trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhân văn.

3. Đảm bảo là người đào tạo có đầy đủ chuyên môn

Người quản lý, người hướng dẫn cần có đủ kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để có thể đảm đương trọng trách hướng dẫn và truyền đạt thông điệp rõ ràng. Cũng như tạo được cầu nối giúp gắn kết nhân viên mới với môi trường tập thể mới.

4. Xây dựng quy trình đào tạo dựa trên phản hồi của nhân viên

Nhân viên của bạn là người hiểu rõ nhất về quá trình làm việc, các kỹ năng cũng như kiến thức cần thiết. Vì vậy họ có thể dễ dàng chỉ ra cho bạn những chiến lược phù hợp. Bên cạnh đó, các nhân viên hiện tại còn có thể giúp bạn xác định được lỗ hổng, giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình đào tạo hoàn thiện hơn.

5. Xây dựng quy trình đào tạo dựa trên năng lực của nhân viên

Doanh nghiệp nên linh hoạt trong quá trình đào tạo, bởi các nhân viên khác nhau sẽ có sự khác biệt về năng lực, kỹ năng, chuyên môn,… Doanh nghiệp cần xác định rõ nền tảng của mỗi người để xây dựng một kế hoạch đào tạo phù hợp, giúp phát huy điểm mạnh, khắc phục thiếu sót của từng cá nhân.

6. Khuyến khích nhân viên đào tạo theo đội

Đào tạo theo một nhóm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ tuyển dụng. Bên cạnh đó, định hướng đào tạo theo nhóm hỗ trợ nhân viên mới những vấn đề mà định hướng đào tạo theo cấp công ty có thể không nhắc đến. Ngoài ra, việc này còn giúp nhân viên tăng khả năng làm việc nhóm, làm việc năng suất hơn.

7. Thoải mái trong phong cách học việc của nhân viên

Doanh nghiệp cũng cần linh hoạt trong phong cách học hỏi của nhân viên. Điều này sẽ mang đến một quy trình đào tạo không bị gò bó, giúp nhân viên thích nghi và tiếp thu nhanh chóng hơn.

8. Quá trình đào tạo nên có sự tham gia của lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo có tầm ảnh hưởng sẽ giúp nhân viên mới đẩy nhanh quá trình thích nghi, bởi họ hiểu rõ một nhân viên mới cần gì. Những đóng góp, ý kiến của các nhà lãnh đạo góp phần rất lớn vào việc phát triển chiến lược đào tạo của doanh nghiệp.

Xem thêm:

– Các hình thức đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiện nay

– Chuyên viên đào tạo là gì? Mô tả công việc, mức lương hiện nay

– Hành chính Nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin về quy trình đào tạo nhân viên mới cho doanh nghiệp. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Và đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích nhé!