Quy trình lập kế hoạch truyền thông Marketing chuẩn nhất

Các chiến lược truyền thông Marketing hiện nay đều phải lập kế hoạch để theo dõi và đánh giá hiệu quả tiến độ thực hiện chiến dịch truyền thông đó. Đây là một việc hết sức quan trọng, có vai trò quyết định tới sự thành công của một chiến dịch truyền thông Marketing. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ thông tin về quy trình lập kế hoạch truyền thông Marketing chuẩn nhất.

I. Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản kế hoạch tổng hợp thông tin nhằm mục đích hướng dẫn cách thức thực hiện các mục tiêu đã vạch ra để hoàn thành chiến dịch truyền thông. Một bản kế hoạch truyền thông thường bao gồm thông tin về đối tượng, mục tiêu, các phương thức truyền thông và phương án cụ thể cho từng giai đoạn, từng mục khác nhau.

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – Việc làm Marketing:

– Chuyên viên PR truyền thông

– Nhân viên Biên Tập Hình Ảnh Media

II. Tại sao nên lập kế hoạch truyền thông Marketing?

Để chia nhỏ được mục tiêu và xác định được quy trình hướng đi giúp đạt được mục tiêu lớn đặt ra, chúng ta cần phải lập ra một bảng kế hoạch truyền thông. Khi có được bảng kế hoạch, việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ dễ dàng và các bộ phận liên quan sẽ phối hợp hiệu quả hơn. Việc lập kế hoạch đầy đủ sẽ làm cho công việc thực hiện đúng thứ tự các công việc, giải tiết kiệm thời gian và cả chi phí cho doanh nghiệp.

Một bản kế hoạch truyền thông marketing hoàn chỉnh sẽ giúp người quản lý giám sát được công việc dễ dàng, kiểm tra được hiệu quả công việc. Ngoài ra, việc này còn giúp họ xác định trước được những rủi ro có thể gặp phải, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tránh hoặc ứng phó với khó khăn.

III. Cấu trúc bản kế hoạch truyền thông Marketing tiêu chuẩn

1. Phần phân tích

– Bối cảnh diễn ra sự kiện: Để góp phần định hướng kế hoạch truyền thông marketing thì bối cảnh diễn ra sự kiện là yếu tố cần thiết. Khi phân tích bối cảnh diễn ra sự kiện, bạn cần quan tâm đến những nội dung như: vị trí thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường, mục đích, nội dung của sự kiện, các sự kiện của kế hoạch, các mốc thời gian có ý nghĩa quan trọng trong sự kiện, nhân sự chính của sự kiện, khách mời và đối tác tham gia sự kiện.

– Tổng quan môi trường bên ngoài: Môi trường bên ngoài bao gồm yếu tố xung quanh thị trường kinh doanh mà công ty đang hướng tới. Có thể căn cứ vào mô hình PEST và SWOT để phân tích thị trường bên ngoài. Cụ thể hơn, mô hình PEST là mô hình gồm các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ. Mô hình này dùng để xác định sự ảnh hưởng của các khía cạnh trên thị trường đối với sự kiện của bạn. Do đó, PEST chỉ phù hợp với những sự kiện có quy mô tầm cỡ. Trong khi đó, mô hình SWOT sẽ giúp chúng ta phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của sự kiện. Từ đó, mô hình sẽ đem đến cho bạn cái nhìn tổng quan, toàn diện, giúp bạn định hướng xây dựng sự kiện.

– Các đối tượng liên quan: Các đối tượng có liên quan đến một kế hoạch truyền thông marketing thường là khách hàng, đơn vị đầu tư, nhà phân phối, truyền thông,… Để quá trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công nhất, chúng ta cần tiến hành phân tích và tính toán các trường hợp có thể xảy ra với các đối tượng này.

– Mục tiêu truyền thông: Trước khi định hướng kế hoạch truyền thông marketing, bạn cần xác định mục tiêu của kế hoạch đó. Ngoài ra, bạn cần phân biệt giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu trong kinh doanh. Những mục tiêu khi đặt ra phải đáp ứng được 5 tiêu chí của mô hình SMART (Cụ thể – đo lường được – có thể đạt được – có tính liên quan – giới hạn thời gian).

– Nhóm công chúng mục tiêu: Bất kỳ kế hoạch truyền thông marketing nào cũng cần phải hướng tới đối tượng mục tiêu. Bạn sẽ thiết kế các thông điệp, chiến lược truyền thông hiệu quả hơn nếu xác định được nhóm đối tượng này. Một số đối tượng có khả năng là công chúng mục tiêu như: người có tiếng nói đối với cộng đồng, các chuyên gia trong lĩnh vực, các đơn vị Chính phủ, nhân viên của các công ty, doanh nghiệp, nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội hoặc cơ quan báo chí, truyền thông.

2. Phần kế hoạch chi tiết

– Định nghĩa thương hiệu: Việc định nghĩa thương hiệu truyền thông marketing sẽ giúp kế hoạch truyền thông gia tăng khả năng ảnh hưởng, nhận diện của doanh nghiệp đối với công chúng.

– Tuyên bố sứ mệnh: Tuyên bố sứ mệnh là bước tổng kết toàn bộ quy trình của kế hoạch sẽ diễn ra. Những tuyên bố thường sẽ chỉ có độ dài từ 1 đến 2 câu để đảm bảo tính xúc tích, dễ nhớ. Ngoài ra, đây sẽ là nội dung xuyên suốt sự kiện nên bạn cần tập trung để làm nổi bật chúng.

– Thông điệp truyền thông: Mọi người sẽ ấn tượng và dễ dàng nhớ tới doanh nghiệp của bạn nếu như kế hoạch truyền thông đưa ra một thông điệp thu hút, hiệu quả. Tuy nhiên, bạn cần chú ý những điều sau để tránh đưa ra một thông điệp truyền thông mang lại sự tiêu cực: sự phù hợp giữa thông điệp và mục tiêu, tính đặc biệt, mới mẻ của doanh nghiệp, sử dụng số, tên riêng để cho mọi người hiểu được vấn đề chi tiết hơn, cần phải chứa đựng ý nghĩa bao quát tất cả các đối tượng.

– Các phương thức truyền thông chính: Mỗi loại kế hoạch truyền thông đều sẽ có những phương thức truyền thông phù hợp nhất đi kèm. Chính vì lý do đó mà bạn nên cân nhắc lựa chọn phương thức truyền thông một cách kỹ càng và phù hợp để làm truyền thông hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn một số kênh như báo chí, truyền hình, mạng xã hội,..

– Chiến lược truyền thông chi tiết: Chiến lược truyền thông chi tiết chính là cách thức mà bạn dùng để thực hiện sự kiện. Một số câu hỏi phổ biến mà bạn có thể tham khảo khi xây dựng được chiến lược phù hợp: công cụ được sử dụng là gì? cách thức bạn đưa thông tin đến gần hơn với công chúng? quá trình tiếp cận như thế nào? kế hoạch truyền thông trên báo chí, mạng xã hội sẽ diễn ra làm sao?

– Chiến thuật tiến hành: Khi lập kế hoạch truyền thông, bạn cần xác định cho mình một chiến thuật tiến hành phù hợp và đồng bộ. Không những thế, các chiến thuật phải linh hoạt để đạt hiệu quả khi hoàn cảnh khách quan thay đổi. Ngoài ra, hãy cố gắng cụ thể hóa nhất những yếu tố trong kế hoạch vào chiến thuật để công việc được thực hiện dễ dàng, thành công hơn.

– Phân tích rủi ro: Một kế hoạch truyền thông luôn cần phải phân tích, đánh giá và dự trù nhưng rủi ro có thể xảy ra. Công việc này có thể giúp bạn dễ dàng đối phó với những khó khăn diễn ra trong quá trình thực hiện. Thêm vào đó, bạn cũng có thể nhận ra những thiếu sót trong kế hoạch và kịp thời điều chỉnh để sự kiện đạt được hiệu quả cao nhất.

– Dự trù kinh phí: Một chiến dịch truyền thông có thành công hay không đều dựa một phần vào kinh phí. Do đó, việc dự trù kinh phí là hết sức quan trọng. Để làm được điều này, bạn cần cân đối các khâu trong kế hoạch và điều chỉnh hạng mục sao cho phù hợp. Một bảng dự trù kinh phí chi tiết, hoàn chỉnh để đem lại sự thành công cao cho sự kiện.

– Tiêu chí đánh giá: Bạn cần xem lại những thành công cũng như hạn chế gặp phải khi lập một kế hoạch truyền thông. Để làm được việc này một cách hiệu quả, một bản tiêu chí đánh giá chuẩn xác, cụ thể là rất cần thiết. Bên cạnh đó, nếu kế hoạch của bạn phải trải qua nhiều quy trình thì tiêu chí đánh giá cũng cần được xây dựng sát với những quy trình đó.

IV. Các bước lập kế hoạch truyền thông Marketing chi tiết

1. Đánh giá tổng quan doanh nghiệp, thương hiệu

Những nghiên cứu đánh giá tình hình doanh nghiệp hoặc nhãn hàng một cách cụ thể là việc làm vô cùng cần thiết khi lập một kế hoạch truyền thông. Để đánh giá tổng quan doanh nghiệp, thương hiệu, ta cần thực hiện các bước như sau:

Hãy xác định ngân sách có khả năng chi trả cho kế hoạch. Tiếp đến, bạn cần xác định những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, nhân hàng. Bên cạnh đó, ta cũng cần phải đánh giá vị trí thương hiệu đang ở đâu? mức nào trong ngành hàng, phân khúc đang xây dựng. Sau khi làm được việc này, chúng ta phải tìm hiểu những đối thủ xung quanh từ đó rút ra được những sai làm và hiệu quả, để có thể lập được một kế hoạch phù hợp nhằm đánh bại được họ.

Ngoài ra, những tác động của ngành hàng, các vấn đề truyền thông, các trend hiện đang diễn ra có liên quan đến truyền thông cũng cần được chú trọng và nghiên cứu. Cuối cùng là việc xác định những celeb, kol, influencer, hot tiktok, hot streamer đang được truyền thông, khách hàng quan tâm để có thể có những sự kết hợp hoặc thông qua họ làm cho kế hoạch truyền thông lan tỏa hiệu quả hơn.

Các bước kể trên sẽ giúp chúng ta nghiên cứu được tổng quan giải quyết những vấn đề cơ bản đầu tiên trong kế hoạch, từ đó lập được một kế hoạch truyền thông hiệu quả.

2. Xác định mục đích, mục tiêu truyền thông

Bước này chính là để trả lời cho câu hỏi lập kế hoạch truyền thông để làm gì? Khi lập bất kỳ một kế hoạch nào, bạn cũng cần đặt ra một mục tiêu cụ thể để tìm ra hướng đi đúng đắn. Hiện nay, mô hình SMART luôn được ưa chuộng và sử dụng nhiều nhất do tính hiệu quả, sự linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau. Cụ thể hơn, mô hình SMART được tổng hợp từ 5 yếu tố bao gồm Specific (tính cụ thể), Measurable (có thể đo lường), Attainable/Achievable (khả năng thực thi), Relevant (tính thực tế) và Time (tính thời điểm).

Với tính cụ thể, doanh nghiệp cần phải xác định được một cách rõ ràng những số liệu cụ thể mà mình muốn cải thiện như lượng khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng truy cập hay lượng khách hàng trung thành. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần phải xác định được các danh mục, tài nguyên mà từng thành viên cần làm để đưa ra kế hoạch hoạt động cụ thể nhất.

Khả năng có thể đo lường, định lượng được mục tiêu chính là một trong những điều bắt buộc giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được tiến độ làm việc của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đến một đơn vị đo lường hiệu quả với những con số cụ thể để tổng kết các số liệu của kế hoạch. Bạn không nên ước lượng hay sử dụng các biểu thức thay thế bởi nó sẽ dẫn đến sự không chính xác.

Tính khả thi cũng cần phải được doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng khi lập kế hoạch truyền thông. Các mục tiêu đặt ra phải nằm trong khả năng của người thực hiện và có thể giải quyết được những vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải. Nếu mục tiêu đặt ra không thực tế hoặc không thể thực hiện thì nó sẽ trở nên vô nghĩa và không mang lại bất cứ lợi ích nào cho doanh nghiệp.

Sự thực tế trong kế hoạch truyền thông phải có sự liên quan đến xu hướng và sự thực tế của thị trường. Yếu tố này đòi hỏi người thiết lập mục tiêu phải là người nắm bắt được mọi thông tin thị trường và thấu hiểu doanh nghiệp thì mới có thể mang lại những lợi ích hoàn toàn cho doanh nghiệp.

Yếu tố cuối cùng của mô hình SMART chính là tính thời điểm. Việc lập kế hoạch truyền thông gắn với thời hạn sẽ tạo ra những áp lực, động lực đáng kể cho nhân viên để họ nhanh chóng hoàn thành mục tiêu. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được những tiến bộ nhất quán trong việc quản lý kế hoạch, tiết kiệm thời gian và đạt được những thành công lâu dài..

3. Xác định nhóm đối tượng kế hoạch tiếp cận

Chúng ta cần xác định được đúng đối tượng hướng tới và nhu cầu của họ để kế hoạch truyền thông Marketing trở nên hiệu quả. Một kế hoạch truyền thông cá nhân hóa để tiếp cận những khách hàng dễ dàng cần phải dựa theo những sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Kế hoạch cần xác định được là kế hoạch này cần truyền thông cho ai? Hành vi, sở thích, thói quen…. khu vực sinh sống ở đâu? Để xác định đối tượng truyền thông có nhu cầu sử dụng hay không, bằng cách nào chúng ta có thể tiếp cận được họ? Ở bước này có thể chia thành nhiều nhóm đối tượng khác nhau, để dễ dàng xây dựng hướng đi riêng dành cho mỗi đối tượng sẽ đem lại hiệu quả hơn.

4. Xác định ngân sách và chiến thuật truyền thông

Để lập được kế hoạch Marketing, việc xác định ngân sách hoạt động và từ đó chọn ra chiến thuật truyền thông là hết sức quan trọng. Sau khi đã xác định được nhóm đối tượng ở bước trên, chúng ta cần đề xuất nhiều chiến thuật khác nhau để nhắm vào những đối tượng đó sao cho hiệu quả nhất. Đi cùng với các chiến thuật đó là những bản đề xuất chi phí tối ưu.

5. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Các phương thức truyền thông luôn là bước quan trọng khi xây dựng được kế hoạch truyền thông. Những kênh truyền thông khác nhau như mạng xã hội facebook, google, youtube, instargram, tiktok, báo chí,… sẽ được lựa chọn sao cho phù hợp dựa vào nhiều yếu tố khác nhau. Điều này không chỉ phụ thuộc vào khách hàng mà một không kém phần quan trọng đó chính là ngân sách của công ty có thể phù hợp để chi trả cho kênh truyền thông nào, từ đó hãy lựa chọn kênh truyền thông phù hợp và hiệu quả nhất.

6. Hoàn thiện chi tiết bản kế hoạch truyền thông

Bạn sẽ phải lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động trong chiến dịch truyền thông marketing của mình. Nội dung cụ thể chính là mô tả chi tiết việc sản phẩm nên ra mắt vào thời điểm nào, chi phí bao nhiêu… Việc xây dựng bảng kế hoạch PR cụ thể kèm với ngân sách hợp lý theo từng cột mốc triển khai. Dựa vào những bước trên, bạn có thể suy tính xem xét thị trường cạnh tranh và hướng đi tốt nhất để giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.

7. Xây dựng thời gian biểu – timeline

Một kế hoạch thì cần có thời gian biểu để hoàn thành và theo dõi tiến độ công việc. Chính vì thế nên chúng ta cần thiết lập một thời gian biểu cụ thể dành cho các giai đoạn khác nhau trong một bản kế hoạch truyền thông. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi thực hiện các công việc theo kế hoạch

8. Theo dõi, tổng kết và đánh giá từng giai đoạn

Sau mỗi bước hay giai đoạn trong kế hoạch, chúng ta cần ngồi lại & có một bảng tổng kết đánh giá lại những kết quả đạt được. Từ đó xác định kế hoạch có hiệu quả hay không. Những bài học kinh nghiệm rút ra và có hướng đi cho những bước tiếp theo. Việc này giúp chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch kịp thời, tránh rủi ro, tổn thất nặng nề và giúp cho kế hoạch truyền thông đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao.

V. Những lưu ý khi lên kế hoạch truyền thông Marketing

Khi lập kế hoạch truyền thông Marketing, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Những mục tiêu đề ra phải có tính khả thi, tránh những mục tiêu “ảo tưởng” xa vời, không thực hiện được. Bản kế hoạch cũng cần trình bày ngắn gọn, dễ hiểu. Không dùng câu chữ dài dòng, từ nhiều nghĩa, từ không đúng mục đích chung. Mục đích của việc này nhằm tạo cảm giác thoải mái, dễ dàng tiếp thu nội dung có trong kế hoạch. Ngoài ra, kế hoạch cũng cần sử dụng những ngôn ngữ phù hợp, nếu cần thiết và chú thích thích hợp cho người đọc và người sử dụng.

Xem thêm:

– Các câu hỏi phỏng vấn nhân viên Digital Marketing thường gặp

– Trọn bộ câu hỏi phỏng vấn Content Marketing chi tiết mới nhất

– Agency là gì? Vai trò, công việc Agency trong ngành Marketing

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về cách lập kế hoạch truyền thông Marketing chuẩn nhất. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo