Tất tần tật về quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại

Quy trình mua hàng rất quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh sản xuất. Hiểu rõ quy trình này sẽ giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí cũng như đảm bảo được một nguồn hàng chất lượng. Trong bài viết này, Thế Giới Di Động sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình cốt lõi này nhé.

I. Khái niệm và đặc điểm của quy trình mua hàng

1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là quá trình doanh nghiệp lên kế hoạch mua sắm hàng hóa để phục vụ nhu cầu kinh doanh hoặc sản xuất. Thông thường quy trình này sẽ được thực hiện dựa trên nghiệp vụ hoặc quy định chung của từng doanh nghiệp.

2. Đặc điểm của quy trình mua hàng

Xây dựng được một mô hình mua hàng bài bản sẽ giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Ngoài ra, luôn đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đầu vào đạt chất lượng và số lượng tốt nhất, từ đó giúp hoạt động kinh doanh sản xuất diễn ra suôn sẻ hơn.

Quy trình mua hàng của một doanh nghiệp thường sẽ được diễn ra theo hệ thống và trình tự mà công ty đó đưa ra. Vì thế mỗi mỗi công ty luôn tồn tại những ưu điểm và nhược điểm ở quy trình của mình. Cùng tìm hiểu kỹ hơn ở phần dưới nhé!

3. Ưu và nhược điểm của quy trình mua hàng

Ưu điểm

Một công ty xây dựng được một phòng ban mua hàng tốt sẽ có những ưu điểm trong chuỗi cung ứng như sau:

– Đơn giản quá hoạt động mua hàng, từ đó tránh lãng phí, gian lận hay chi tiêu bất hợp lý (thông đồng) giữa phòng ban thu mua và nhà cung cấp (NCC) hàng hóa.

– Duy trình được chuỗi nguyên vật liệu (NVL) không bị gián đoạn trong quá trình sản xuất.

– Nâng cao được chất lượng sản phẩm đầu ra nhờ có NVL chất lượng.

– Thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp trong cách điều hành của công ty

Nhược điểm

– Giữa phòng ban mua hàng và NCC có thông đồng, ăn chia, thiếu sự minh bạch trong khâu nghiệm thu hàng.

– Nếu chậm trễ một bước trong quy trình dễ gây ra đứt gãy chuỗi sản xuất do thiếu hụt nguồn cung cấp.

– Chuẩn bị quá nhiều NVL trong lúc mua hàng sẽ gây khó khăn nếu doanh nghiệp muốn thay đổi nhanh để đón đầu xu hướng thị trường.

– Một số doanh nghiệp chỉ có một nhân viên thu mua, nên dễ gây ra việc thiếu hụt nhân sự ở quy trình quan trọng này.

Tìm việc nhân viên thu mua bạn có thể quan tâm:

– Nhân Viên Mua Hàng Phụ Kiện Nhập Khẩu

– Chuyên Viên Ngành Hàng Viễn Thông Di Động

II. Quy trình mua hàng mang đến những lợi ích gì?

Như đã nói ở những phần trên, nếu xây dựng được hoạt động thu mua tốt sẽ giúp doanh nghiệp thương mại đảm bảo được quy trình sản xuất chất lượng, tiết kiệm nhiều tiền cho công ty.

Ngoài ra, khi tiến hành thu mua, nhân viên thu mua nên:

– Xác định rõ thời điểm mà công ty cần có hàng.

– Thống kê kỹ càng về số lượng cần đặt.

– Nắm rõ về tình hình sản xuất, uy tín, tài chính thực tế của nhà cung cấp.

Xác định rõ được vấn đề trên, sẽ giúp một phòng ban thu mua tạo dựng được một quy chuẩn rõ ràng, mang đến những lợi ích về nguồn vốn, VNL và uy tín của công ty.

III. Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp được diễn ra nhiều bước, với sự tham gia của nhiều bộ phận, phòng ban. Mỗi công ty đều có những quy định riêng để kiểm tra, nghiệm thu hàng một cách kỹ lưỡng nhất.

Nhìn chung đều theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập quy trình mua hàng

Công ty sẽ xác định các loại hàng hóa dịch vụ cần thiết để giải quyết vấn đề nào đó. Yêu cầu này sẽ được các phòng ban gửi đến bộ phận thu mua và tất nhiên chúng phải được duyệt qua bởi ban lãnh đạo.

Ví dụ: Bộ phận IT cần bổ sung thêm laptop và điện thoại để phục vụ quá trình nghiên cứu lập trình. Họ sẽ báo ban thu mua để lên kế hoạch thu mua và gửi nó cho ban lãnh đạo xin duyệt yêu cầu.

Bước 2: Lập yêu cầu báo giá

Việc thu mua hàng hóa cần xác định rõ nhu cầu để không phải mua những thứ không cần thiết trong quá trình thu mua. Ngoài ra, còn phải nắm chính xác ngân sách mà ban lãnh đạo duyệt cho hoạt động này, để có thể lên yêu cầu báo giá chi tiết với NCC.

Ví dụ: Ngân sách được duyệt 50 triệu để mua 5 laptop. Phòng thu mua sẽ phải xác nhận có cần phải mua thêm chuột hay không? Phòng IT cần laptop RAM bao nhiêu, dung lượng ổ cứng nhiều hay ít. Sau đó gửi chúng đến những bên đối tác cung cấp lâu năm hoặc mới.

Bước 3: Tiếp nhận báo giá từ nhà cung cấp và phê duyệt

Sau khi nhận được báo giá từ các NCC, phòng thu mua tiến hành sàng lọc ra đối tác có uy tín cao, tốt nhất về chất lượng, giá cả và chính sách bảo hành. Ở một số công ty, lãnh đạo sẽ trực tiếp duyệt qua bảng báo giá của nhà cung cấp được chọn.

Nhưng thông thường khi duyệt báo giá người ta thường lựa ra 3 – 5 NCC tốt nhất trong danh sách.

Bước 4: Lập hợp đồng mua hàng

Sau khi đã lựa ra được nhà NCC tốt nhất để hợp tác, phòng thu mua sẽ liên hệ để hai bên gặp mặt thương lượng về giá cả và lên hộp đồng mua hàng. Trong hợp đồng mua hàng, cả hai sẽ cài những điều khoản rõ ràng về thanh toán, chất lượng – quy chuẩn hàng hóa, giao hàng và hậu mãi,…

Bên mua có thể đề nghị xem trước hoặc kiểm tra một số sản phẩm mẫu của bên cung ứng, để hiểu rõ hơn về chất lượng sản phẩm có giống bản báo giá không.

Theo đó, khi hợp đồng đã được ký kết, các phòng ban trong công ty có nhiệm vụ theo dõi đơn hàng và thanh toán. Ví dụ: Kế toán có nghĩa vụ chuẩn bị thanh toán, kho bãi có nhiệm vụ chuẩn bị nhập hàng và kiểm hàng.

Bước 5: Đề nghị nhập hàng, đề nghị kiểm hàng

Với những trường hợp hàng được nhập về liên tục hoặc số lượng nhiều. Phòng thu mua sẽ lập đề nghị nhập hàng hoặc đề nghị kiểm hàng gửi đến các phòng ban liên quan để có thể cùng nhau theo dõi cũng như kiểm tra chất lượng hàng nhập. Bên cạnh đó việc lập phiếu đề nghị giúp hạn chế sai sót trong quá trình giao nhận, kiểm hàng và nhập kho.

Ngoài ra ở bước này, nếu phát hiện NCC giao hàng không đúng như cam kết trong hợp đồng, ban thu mua có quyền trả hàng và bắt bồi thường theo thỏa thuận.

Bước 6: Nhập kho và thanh toán

Sau khi đã thực hiện xong các quy trình trên, cuối cùng công ty mua hàng tiến hành nhập kho lưu trữ sử dụng và thanh toán cho bên bán.

Ở các công ty phần lớn kế toán sẽ trực tiếp thực hiện việc thanh toán như đã ký kết trong hợp đồng. Thông thường sẽ phải đảm bảo đầy đủ những giấy tờ sau:

• Phiếu nhập kho
• Biên bản kiểm thu
• Biên bản nghiệm thu
• Biên bản thanh lý
• Hóa đơn nhà cung cấp

Nếu không đáp ứng được những điều kiện cần để thanh toán giao dịch mua, kế toán phải báo cáo lại với phòng thu mua để bổ sung thêm những giấy tờ cần thiết.

Xem thêm:

– Purchasing staff là gì? Kiến thức, kỹ năng cần có để thăng tiến

– Kế toán là gì? Công việc và các trường đào tạo ngành kế toán hiện nay

– Cách viết CV lập trình viên đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu thêm về quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ nó nhé! Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.