Quy trình tuyển dụng là gì? 7 bước xây dựng quy trình tuyển dụng

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu thông tin về quy trình tuyển dụng nhân sự, thì bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tổng hợp những thông tin xoay quanh quy trình tuyển dụng và vai trò của quy trình này. Thông qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về quy trình tuyển dụng là gì, mục tiêu, vai trò cũng như các bước trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng. Hãy cùng mình tìm hiểu ngay nhé!

I. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng nhân sự là công việc thu hút, tiếp nhận và sàng lọc các ứng viên phù hợp, tiềm năng cho các vị trí cần tuyển tại doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng bao gồm nhiều bước, được phân thành 3 giai đoạn chính: trước, trong và sau tuyển dụng. Việc tuyển dụng sẽ bắt đầu từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, lên các yêu cầu ở ứng viên, lập bản mô tả công việc chi tiết. Sau đó là quá trình đăng tải thông tin, tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng.

Tuyển dụng, việc làm Nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Chuyên Viên Đào Tạo và Phát Triển Văn Hoá Doanh Nghiệp

– Nhân viên Đào Tạo (Kỹ năng mềm, Kiến thức, Coaching)

II. Mục tiêu chính của quy trình tuyển dụng

Mục tiêu chính của quy trình tuyển dụng nhằm tìm kiếm được nguồn nhân lực mới phù hợp, chất lượng cho công ty, doanh nghiệp. Để đạt được các mục tiêu đề ra của quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần áp dụng nhiều kế hoạch và các chiến lược khác nhau. Một số mục tiêu cơ bản của quy trình tuyển dụng như sau:

– Quản trị nguồn nhân lực.

– Nắm bắt các vị trí tuyển dụng trong doanh nghiệp.

– Đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực trong tổ chức.

– Xây dựng nền tảng và thương hiệu nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhân sự.

– Hợp tác với các trường đại học, tổ chức đào tạo nhằm thu hút các ứng viên tiềm năng.

– Phản hồi, phân tích về xu hướng thị trường việc làm.

Điều doanh nghiệp cần ở công việc tuyển dụng nhân sự không chỉ là tuyển đủ vị trí, mà hơn hết, chất lượng nhân sự, năng lực làm việc, thời gian gắn bó của nhân sự đó với công ty mới là điều được quan tâm nhất. Bởi vậy, mỗi công ty sẽ có các quy trình tuyển dụng khác nhau, một số vị trí đặc thù cũng có thể có quy trình tuyển dụng chuyên biệt riêng.

III. Vai trò của quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

– Tiết kiệm thời gian: Theo thống kê, phần lớn các nhà tuyển dụng thường không xây dựng quy trình tuyển dụng riêng, điều này khiến họ tốn nhiều thời gian, khó khăn trong việc tìm kiếm ứng viên, thậm chí là không tiếp cận được ứng viên. Bởi vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học là rất cần thiết. Không chỉ vậy, điều này còn giúp xây dựng thương hiệu của công ty thêm chuyên nghiệp, tăng độ tin cậy, uy tín của công ty trong thị trường tuyển dụng.

– Gắn kết nhân viên: Một quy trình tuyển dụng khoa học, phù hợp có thể giúp tổ chức có được những ứng viên tiềm năng, phù hợp với văn hóa, tầm nhìn, hướng phát triển của doanh nghiệp. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình thích nghi, làm quen của nhân sự mới, đồng thời tạo được động lực phát triển, cống hiến của họ.

– Chủ động trong tuyển dụng: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự khoa học, sát sao giúp quản lý các phòng ban và bộ phận nhân sự có thể thống nhất, chủ động trong việc tuyển dụng cũng như yêu cầu đối với các vị trí. Điều này giúp đảm bảo nguồn nhân lực công ty luôn đầy đủ và giúp bộ máy hoạt động được trơn tru.

– Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp, khoa học và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những ứng viên chất lượng, phù hợp với yêu cầu, cũng như văn hóa, tầm nhìn, hướng phát triển của công ty. Quy trình này cũng sẽ là một bản ghi hiệu quả các tiêu chí, câu hỏi, các thông tin nhà tuyển dụng cần khai thác trong buổi phỏng vấn, đảm bảo không bị thiếu, sót hay nhầm thông tin.

IV. 7 bước xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả

Bước 1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi doanh nghiệp hầu hết đều bắt đầu từ việc xác định các vị trí cần tuyển dụng, bổ sung. Sau đó, nhà tuyển dụng cần phân tích, lên danh sách các yêu cầu của vị trí này, ví dụ như: kinh nghiệm, kỹ năng, chuyên môn,…

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng cần phác thảo chân dung ứng viên tiềm năng, từ năng lực, tính cách, thái độ, quan điểm trong công việc. Không chỉ vậy, một nhà tuyển dụng giỏi còn có thể phân tích nhu cầu, điểm mạnh, điểm yếu của công ty, từ đó tìm ra các tiêu chí ở ứng viên có thể đóng góp hiệu quả vào sự phát triển của công ty.

Bước 2. Lập bản mô tả công việc

Sau bước xác định nhu cầu tuyển dụng, lập bản mô tả công việc chính là bước tiếp theo nhà tuyển dụng cần làm. Bản mô tả công việc (Job Description – JD) cho phép ứng viên biết được các yêu cầu, công việc cũng như mức lương, thu nhập của vị trí tuyển dụng. Đây cũng là bước sàng lọc ứng viên đầu tiên. Các thông tin chính cần có trong bản mô tả công việc: Tên vị trí, chức vụ, phòng ban; Nhiệm vụ công việc; Yêu cầu trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm; Địa điểm; Thời gian làm việc; Mức lương, quyền lợi, đãi ngộ.

Bước 3. Tìm kiếm ứng viên tiềm năng

Sau hai bước nền tảng trên, công đoạn tìm kiếm, thu hút ứng viên tiềm năng là khâu quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng đa dạng công cụ, phương pháp để tuyển dụng. Một cách tuyển dụng phổ biến nhất chính là tuyển dụng nội bộ, tìm kiếm ứng viên thông qua sự giới thiệu. Ngoài ra, nhà tuyển dụng còn có thể sử dụng các mạng xã hội, các hội, nhóm, hội chợ việc làm, quảng bá trên báo chí.

Bước 4. Sàng lọc

Nếu 3 bước trên được thực hiện tốt, bộ phận nhân sự sẽ thường nhận được rất nhiều hồ sơ từ nhiều ứng viên với các trình độ khác nhau. Lúc này, công việc của nhà tuyển dụng sẽ là sàng lọc các hồ sơ phù hợp hoặc có tiềm năng, đáp ứng được các yêu cầu căn bản. Sau đó, họ cần phân loại các nhóm hồ sơ, xếp theo cấp bậc ưu tiên để lên lịch hẹn phỏng vấn hoặc kiểm tra. Bước sàng lọc này được thực hiện dựa trên việc xem xét, đánh giá kinh nghiệm, kiến thức, các chứng chỉ, chuyên môn, trình độ và quá trình làm việc trước đó của ứng viên. Bước này cũng giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn sâu sắc hơn về chân dung ứng viên mình sẽ phỏng vấn.

Bước 5. Tổ chức phỏng vấn

Sau khi hoàn thành bước lọc hồ sơ, hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ có thêm một bước đệm trước khi tới buổi phỏng vấn chính thức, đó là sơ vấn và hẹn lịch phỏng vấn qua điện thoại. Một số tổ chức khác sẽ gửi thư mời phỏng vấn tới các ứng viên tiềm năng. Khi ứng viên xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cần lên kế hoạch tổ chức buổi phỏng vấn, chuẩn bị, chăm sóc ứng viên cũng như mời quản lý các bộ phận liên quan tới vị trí tuyển dụng cùng tham gia.

Bước 6. Đánh giá và tuyển dụng

Đánh giá và tuyển dụng là khâu cuối cùng trong quy trình tuyển dụng. Một ứng viên trúng tuyển, vượt qua vòng phỏng vấn nhưng không chắc chắn rằng, công ty đã hoàn toàn có được ứng viên đó. Bởi vậy, nhà tuyển dụng cần xác nhận lại nhu cầu cũng như khả năng nhận việc của ứng viên tại công ty. Đừng quên gửi tới ứng viên thư mời nhận việc (Offer Letter) với đầy đủ thông tin như thời gian, địa điểm nhận việc, các loại giấy tờ cần hoàn thiện.

Bước 7. Giới thiệu nhân sự mới

Khi ứng viên phản hồi chấp nhận thư mời làm việc và chính thức trở thành nhân viên của công ty, nhà tuyển dụng chính là người chịu trách nhiệm giới thiệu nhân viên mới với tổ chức. Đồng thời, họ cũng cần phổ biến các quy tắc, quy định, cấu trúc bộ máy, các phòng ban của công ty và thực hiện ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Xem thêm:

– Các hình thức đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiện nay

– Rủi ro nhân sự: cách nhận biết và hướng giải quyết kịp thời

– Mô tả công việc của nhân viên tuyển dụng và mức lương hiện nay

Trên đây là một số thông tin tham khảo mức về quy trình tuyển dụng cũng như các bước cơ bản trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về thế nào là quy trình tuyển dụng và các bước cơ bản trong quy trình này. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.