Xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị hoàn chỉnh, hiệu quả

Trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, các siêu thị đều cần xây dựng một cơ sở dữ liệu hiệu quả, hoàn chỉnh. Việc này giúp cho các siêu thị có thể chủ động quản lý, kiểm soát các hoạt động buôn bán, vận hành. Việc này vừa tiết kiệm thời gian, công sức mà còn mang lại hiệu quả cao hơn. Nhiều siêu thị hiện vẫn đang nỗ lực xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng sao cho hiệu quả nhất. Vậy cơ sở dữ liệu bán hàng là gì? Và mang lại hiệu quả như thế nào? Hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết bên dưới nhé!

I. Cơ sở dữ liệu bán hàng là gì? Tổng quan về cơ sở dữ liệu

Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng của nhiều người hay chạy nhiều chương trình ứng dụng cùng một lúc, người ta sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu. Đây là hệ thống bao gồm rất nhiều thông tin, dữ liệu được xây dựng theo một cấu trúc nhất định. Chính bởi công dụng của nó, gần như mọi ngày nghề hiện nay đều sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý dữ liệu của các siêu thị.

Cơ sở dữ liệu có vai trò lưu trữ dữ liệu theo một cấu trúc nhất định, có khoa học. Do đó, khi áp dụng hình thức lưu trữ này, nó sẽ giúp khắc phục được những điểm yếu của việc lưu file thông thường trên máy tính. Các thông tin lưu trữ sẽ đảm bảo được nhất quán, hạn chế tình trạng trùng lặp thông tin. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu còn có vai trò truy xuất được theo nhiều phương pháp khác nhau, từ nhiều người và cũng có thể vận dụng theo nhiều cách khác nhau. Bên cạnh đó, sử dụng cơ sở dữ liệu cũng giúp cho khả năng chia sẻ thông tin tốt hơn.

Việc bán hàng trong siêu thị sẽ bao gồm những công việc cụ thể như: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý nhập, xuất kho, quản lý mặt hàng trong siêu thị và quản lý tài chính thu chi của siêu thị. Do đó, cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị là một cấu trúc lưu trữ thông tin có vai trò quản lý các công việc nêu trên tại siêu thị.

II. Chức năng của cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị

1. Quản lý kho

Khi quản lý kho, việc sử dụng cơ sở dữ liệu sẽ có tác dụng hiệu quả trong việc kiểm soát hàng hóa nhập kho, xuất kho và quản lý hàng tồn. Đối với hàng nhập kho, cơ sở dữ liệu sẽ giúp theo dõi việc nhập hàng hóa theo hóa đơn mua hàng của công ty hoặc siêu thị. Hàng nhập kho được theo dõi dựa trên: mã hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá,.. và báo cáo nhập hàng hóa trong kỳ. Tương tự như vậy, hàng xuất kho cũng được theo dõi theo mã hàng, nhóm hàng, chủng loại, số lượng xuất và báo cáo lượng hàng hóa xuất kho trong kỳ. Cuối cùng, việc sử dụng cơ sở dữ liệu đối với quản lý hàng tồn sẽ giúp tổng hợp những phát sinh xuất nhập kho trong kỳ, báo cáo hàng tồn và giá trị hàng tồn kho trong kỳ và báo cáo thẻ kho từng loại hàng tồn kho.

2. Quản lý khách hàng

Cơ sở dữ liệu cũng giúp ích rất nhiều trong việc quản lý khách hàng. Nhiều siêu thị hiện nay có những ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết và đăng ký thành viên cho khách hàng mới. Do đó, sử dụng cơ sở dữ liệu trong trường hợp này sẽ giúp siêu thị phân biệt được khách hàng thường và khách hàng thân thiết. Khách hàng thân thiết khi mua ở siêu thị sẽ cung cấp thông tin: tên khách hàng, năm sinh, số điện thoại, địa chỉ nhà Sau đó, nhân viên siêu thị phải có trách nhiệm nhập hóa và lập phiếu khách hàng thân thiết cho khách hàng. Nếu khách hàng thân thiện mua hàng thì mã số khách hàng sẽ được lưu trong hệ thống quản lý của siêu thị và được hưởng quyền lợi từ các chương trình khuyến mãi của siêu thị.

3. Quản lý giao dịch

Việc sử dụng cơ sở dữ liệu còn có chức năng giám sát, quản lý hiệu quả các giao dịch đã thực hiện tại siêu thị. Hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ hiển thị tất cả các hóa đơn của công ty được sắp xếp theo mã. Hệ thống này cũng hiển thị giao diện tìm kiếm giao dịch với khách hàng. Ngoài ra hệ thống cơ sở dữ liệu còn giúp tra cứu danh sách hóa đơn thỏa mãn những yêu cầu khi tìm kiếm như số lượng hàng hóa, giá tiền,…

4. Quản lý nhà cung ứng

Tương tự như việc quản lý giao dịch, cơ sở dữ liệu cũng giúp quản lý toàn bộ hoạt động xuất nhập trong cung ứng của siêu thị và sẽ được sắp xếp theo mã. Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu cũng giúp siêu thị tra cứu thông tin các nhà cung ứng có hợp tác cùng hay thông tin hàng hóa nhập từ họ.

5. Báo cáo, thống kê dữ liệu của siêu thị

Để kết hợp các hệ thống cơ sở dữ liệu cho từng hoạt động riêng của siêu thị, cần phải có một hệ thống cơ sở dữ liệu lớn để quản lý và báo cáo các thống kê dữ liệu của siêu thị. Hệ thống này cũng sẽ giúp lưu trữ và phục hồi dữ liệu.

III. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị

1. Phân tích quy trình làm việc hiện tại

Trong việc phân tích quy trình làm việc hiện tại của siêu thị, hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ thực hiện lưu lại phiên làm việc của nhân viên để tiện cho việc quản lý. Vào cuối ngày và cuối tháng, bộ phận kiểm kê sẽ thống kê tình hình bán hàng của siêu thị, tính toán xem lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng mới hay thanh lý hàng tồn. Hệ thống phải cho phép bộ phận kiểm kê thống kê chi tiết về tình hình của siêu thị. Khi nhập hàng mới bộ phận kho sẽ lập mã vạch, tính toán số lượng rồi nhập hàng vào hệ thống. Hệ thống phải cho phép bộ phận kho nhập hàng mới vào hay cập nhật hàng.

2. Xác định mục tiêu của từng bộ phận trong hệ thống

Mội một bộ phận tại siêu thị đều có hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu riêng. Để quản lý hiệu quả từng bộ phận và tránh việc làm việc chồng chéo nhau, hệ thống sẽ xác định mục tiêu cụ thể của từng bộ phận riêng. Cụ thể, bộ phận bán hàng sẽ lập, xuất hóa đơn và cập nhật dữ liệu khách hàng. Bộ phận quản lý sẽ giúp thống kê doanh thu và cập nhật thông tin nhân viên. Còn lại, thủ kho sẽ thống kê hàng hóa tại siêu thị, tạo phiếu nhập, xuất hàng và cập nhật dữ liệu hàng hóa.

3. Phân tích yêu cầu chức năng và phi chức năng

Đối với những yêu cầu chức năng của siêu thị, hệ thống cơ sở dữ liệu sẽ góp phần lập, tra cứu hóa đơn bán hàng, tra cứu phiếu nhập, xuất và thông tin hàng hóa. Cùng với đó là việc lưu trữ và tra cứu thông tin khách hàng. Cuối cùng là tính toán doanh thu bán được.

Cùng với việc phân tích yêu cầu chức năng, hệ thống cơ sở dữ liệu tại siêu thị cũng phân tích cả các yêu cầu phi chức năng như: cài đặt thông tin khuyến mãi, định thời gian sao lưu, backup, kết xuất cơ sở dữ liệu và tùy biến quyền hạn của người sử dụng cơ sở dữ liệu đó.

4. Lập biểu đồ nghiệp vụ

Hiện nay, phần lớn các siêu thị đều sử dụng cơ sở dữ liệu theo biểu đồ nghiệp vụ là Biểu đồ USE CASE và Biểu đồ lớp (Class diagram). Biểu đồ Use Case mô tả sự tương tác giữa người dùng và hệ thống ở trong một môi trường cụ thể, vì một mục đích cụ thể. Môi trường nằm trong một bối cảnh, phạm vi hoặc hệ thống phần mềm cụ thể. Mục đích cụ thể là diễn tả được yêu cầu theo góc nhìn từ phía người dùng. Còn biểu đồ lớp Class diagram mô tả kiểu của các đối tượng trong hệ thống và các loại quan hệ khác nhau tồn tại giữa chúng. Đây còn là một kỹ thuật mô hình hóa tồn tại ở tất cả các phương pháp phát triển hướng đối tượng. Biểu đồ này hay dùng nhất trong UML và gần gũi nhất với các lập trình viên.

5. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ bao gồm các bước như sau: xác định mục đích của cơ sở dữ liệu, tìm và sắp xếp thông tin cần thiết, phân chia thông tin vào các bảng, mỗi đối tượng sau đó sẽ trở thành một bảng, biến mục thông tin thành các cột, chỉ định khóa chính: , thiết lập mối quan hệ cho bảng, tinh chỉnh thiết kế của cơ sở dữ liệu và cuối cùng là áp dụng các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu để xem liệu bảng của bạn đã được cấu trúc phù hợp chưa.

6. Giám sát, kiểm thử

Việc giám sát, kiểm thử cơ sở dữ liệu theo thời gian để đảm bảo rằng phần mềm ổn định khi được triển khai trong môi trường cạnh tranh. Việc này được thực hiện bằng cách thực hiện quy trình, tính ổn định tối đa, hiệu quả, hiệu suất và bảo mật. Quy trình giám sát kiểm thử là trình phân tích truy vấn, viết truy vấn và truy xuất dữ liệu. Để chạy thử nghiệm, có một quy trình cụ thể liên quan bao gồm: thiết lập môi trường thử nghiệm, chạy thử nghiệm xác thực kết quả với kết quả mong đợi và báo cáo kết quả cho các bên liên quan

IV. Tiêu chí đánh giá cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị

– Trước tiên, để đánh giá được cơ sở dữ liệu bán hàng của siêu thị có hiệu quả và đạt chuẩn hay không thì cần đánh giá dựa vào các chức năng của hệ thống. Các chức năng như: quản lý kho, quản lý khách hàng, quản lý giao dịch, quản lý nhà cung ứng và báo cáo, thống kê dữ liệu của siêu thị đều cần phải hoạt động đúng với yêu cầu công việc của chúng. Nếu cơ sở dữ liệu không giúp cho một trong số những chức năng này hoạt động hiệu quả hơn, việc thiết lập cơ sở dữ liệu của cả siêu thị sẽ bị ảnh hưởng và không đạt yêu cầu.

– Sau khi đưa vào triển khai, cần đảm bảo hệ thống cơ sở dữ liệu của siêu thị vận hành đúng yêu cầu, ổn định ít mắc lỗi. Bởi vì tầm quan trọng liên quan tới dữ liệu của nó, bất cứ sai sót nào cũng sẽ khiến cho toàn bộ hệ thống hoạt động không ổn định. Việc này sẽ dẫn tới sai sót gây thất thoát, ảnh hưởng lớn tới doanh thu và hoạt động của siêu thị.

– Để một hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì không thể không chú ý tới tính tiện lợi của nó. Mục đích đầu tiên của hệ thống cơ sở dữ liệu là đảm bảo các hoạt động mà chúng quản lý trở nên hiệu quả, tiện lợi hơn cho người sử dụng. Do đó mà một hệ thống cơ sở dữ liệu chạy trơn tru, không mắc lỗi thôi là chưa đủ, chúng cần đảm bảo được những lợi ích và hiệu quả cao khi sử dụng.

Xem thêm:

– Xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn, hiệu quả

– Database là gì? Tầm quan trọng của database trong ngành IT

– Phần mềm CRM là gì? Chức năng và các dạng mô hình CRM phổ biến

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về việc xây dựng cơ sở dữ liệu bán hàng siêu thị hoàn chỉnh, hiệu quả. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo